Feuerwehr Hamburg WebApps

Feuerwehr Hamburg: Apps für (fast) Alle

Die Feuerwehr Hamburg hat mit mobilen WebApps rund 7.000 Mitarbeitende an ihr zentrales Fuhrpark-, Geräte- und managementsystem angeschlossen und damit Bestell- und Prüfprozesse durchgehend digitalisiert. Transparenz und Qualität sind dadurch deutlich gestiegen, während die Mitarbeitenden spürbar entlastet wurden.

Mehr Effizienz durch Digitalisierung: Dieses Ziel verfolgt die Feuerwehr Hamburg schon seit vielen Jahren. Bereits 2010 führte die Abteilung Technik und Logistik der zweitgrößten Feuerwehr Deutschlands mit COSware ein zentrales Fuhrpark-, Geräte- und Werkstattmanagementsystem ein. Grundlage der Software ist eine Oracle-Datenbank, mit der sämtliche Ersatzteile mit Lieferantendaten sowie die Wartungspläne mit dem zugehörigen Bedarf an Material und Zeit verwaltet wird.

Kontinuierliche Verbesserungen

Mit der von der COS GmbH entwickelten Lösung wurde die Materialbereitstellung, das Bestellwesen und das Überwachen der Geräte-Prüftermine wesentlich vereinfacht. Von der Umstellung profitierten vor allem drei Kfz-Werkstätten, eine Geräte-Werkstatt sowie eine Werkstatt für medizinische Geräte. Für rund 100 Mitarbeitende beschleunigten sich die Arbeitsprozesse, die im Laufe der Jahre kontinuierlich angepasst und verbessert wurden.

Im nächsten großen Schritt werden auch die freiwilligen Feuerwehren und die Wachen der Berufsfeuerwehr im hamburger Stadtgebiet in den digitalen Datenfluss integriert. Möglichst viele Mitarbeitende sollen mit dem System arbeiten und damit die Anzahl von Medienbrüchen und der damit verbundenen Fehler minimieren. Das Potenzial der zugriffsberechtigten Personen steigt dadurch von 100 auf 7.000 Kamerad*innen und Kolleg*innen.

Genau definierte Teilbereiche

Vor diesem Hintergrund entschied die Abteilung Technik und Logistik, für eine Reihe typischer Tätigkeiten und Geschäftsprozesse zehn mobile WebApps entwickeln zu lassen. Im Gegensatz zur Hauptanwendung COSware decken die WebApps genau definierte Teilbereiche beziehungsweise Prozesse und Funktionen ab. Beispiele sind die üfung, die Materialbeschaffung der Wachen und Wehren bei der technischen Abteilung oder die ändigkeitsprüfung für die technische Ausrüstung der Löschfahrzeuge.

Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung konnte sich 2018 auch hier die COS GmbH durchsetzen. Die responsiven WebApps eignen sich für Tablets, Laptops, Smartphones oder mobile Scanner, die je nach Anforderung zum Einsatz kommen. Die webbasierten Browser-Anwendungen sind leicht zu bedienen und führen den Anwender Schritt für Schritt durch den jeweiligen Prozess. Dadurch eignen sich die WebApps auch für die große Zahl der Beschäftigten, die nicht jeden Tag die Erfordernis haben mit dem vollumfänglichen COSware-System arbeiten.

Videos statt Schulung

Im Interesse einer möglichst guten Ergonomie müssen sich die Mitarbeitenden nur einmal, wie gewohnt, an ihrem digitalen Arbeitsplatz mit ihren Zugangsdaten einloggen, um anschließend auf jede WebApp zugreifen zu können. Anstelle einer persönlichen Schulung werden Fragen zur Bedienung Corona-konform in Kurzvideos erklärt, die für jede Anwendung erstellt wurden. Dieses Vorgehen hat sich bereits sehr bewährt.

Allein vier der zehn WebApps dienen der Lagerbewirtschaftung an den Standorten des Rettungsdienstes. Dabei geht es um das schnelle Buchen von Warenentnahmen durch so genannte Korrekturbuchungen, das Einlesen von Lieferscheinen bei Lieferungen, die nicht aus dem Zentrallager der Feuerwehr kommen, das Durchführen von Inventuren und die Materialbeschaffung aller Materialien, die für den Einsatzdienst benötigt werden.

Beschleunigte Beschaffung

Die Materialbeschaffung der 17 Feuer- und Rettungswachen, der Technik- und Umweltwache, der weiteren 14 Rettungswachen der Feuerwehr Hamburg und 86 freiwilligen Feuerwehren der Stadt Hamburg zählte zu den ersten Prozessen, die zentral auf die WebApps umgestellt wurden. Etwa 20.000 Artikel umfasst die Lagerbewirtschaftung der Abteilung Technik und Logistik. Rund 1.000 Artikel wie zum Beispiel FFP2-Masken, oder auch Strahlrohre stehen bereits im Online-Shop bereit. Das Sortiment umfasst den kompletten Feuerwehr-Bedarf mit Ausnahme von Funkgeräten und IT-Technik.

Jede eingehende Bestellung löst sofort die entsprechende Lagerbuchung aus, so dass die aktuell verfügbaren Bestände und die aktuellen Lagerorte lückenlos nachvollziehbar sind. Früher gingen die Bestellungen von den Wehren und Wachen per E-Mail ein und mussten manuell in COSware erfasst werden. Das war nicht nur fehleranfällig und zeitaufwändig, sondern führte auch zu verzögerten Buchungen und nicht transparenten Lagerbeständen.

Einheitliche Meldung von Schäden an Fahrzeugen und Geräten

Wesentlich einfacher und schneller funktioniert jetzt auch das Melden von Fahrzeug- und Gerätemängeln oder Unfällen. Die entsprechende WebApp gibt den Wehren und Wachen exakt vor, welche Informationen die Abteilung Technik und Logistik benötigt, um die Reparaturen einzuplanen und vorzubereiten. Die digitalen Meldungen landen automatisch beim Werkstattleiter, der den Werkstattauftrag stationär am PC mit COSware plant, disponiert und überwacht.

Einen großen Einspareffekt erzielt auch die WebApp für die Objektkontrolle. Mit einem Tablet lässt sich damit die regelmäßige Geräteprüfung papierlos und schnell direkt am Objekt erledigen. Der Mitarbeitende wählt im Fahrzeug oder im Lager eines der 50.000 gespeicherten Geräte aus und ruft sich dessen Lebensakte mit Hilfe der WebApp auf. Bei der Kontrolle aller Funktionen wird er von der Software unterstützt und geführt, während der Prüfprozess automatisch dokumentiert und anschließend mit einem Zeitstempel versehen wird.

Unfallberichte

Zum Erstellen der Unfallberichte wurde eine App erworben, mit der die Unfallberichte geschrieben werden, um eine formale Aufarbeitung eines Unfallgeschehens zu gewährleiten. Dies betrifft beispielsweise mögliche Regressansprüche gegen die Stadt Hamburg oder Mitarbeitende. Das Formular lässt verschiedene Klassifizierungen der Berichte und damit verbundene unterschiedliche Umfänge der Berichte zu. Sie führt dann mit Pflichtfeldern durch das Formular und gewährleistet so, dass keine Lücken in der Berichtsführung verbleiben und der Sachverhalt vollumfänglich aufgeklärt werden kann.

Immer komplett

Ähnlich funktioniert der Vorgang der Vollständigkeitsprüfung, für die COS ebenfalls eine eigene WebApp entwickelt hat. Diese stellt sicher, dass die Ausrüstung der jeweiligen Einsatzfahrzeuge komplett ist. Dafür kann der Prüfende am Tablet eine Liste aufrufen, die er dann direkt am Fahrzeug Position für Position abarbeitet.

Erwähnenswert ist auch die WebApp für die Reservezuweisung, mit der jetzt auch am Wochenende – wenn die zentrale Disposition nicht besetzt ist – Reservefahrzeuge aus der Rettungsleitstelle heraus disponiert werden können. Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen, an welchem Standort sich die Reservefahrzeuge befinden. In der Vergangenheit wurden die außerhalb der Werktage vorgenommenen Zuordnungen nicht immer ausreichend dokumentiert. Nach einem ereignisreichen Wochenende fehlten die entsprechenden Informationen, die dann mit viel Aufwand recherchiert werden mussten.

Bevölkerung profitiert

Bis August 2021 will die Feuerwehr Hamburg die WebApps bei allen Feuerwachen, Rettungswachen und freiwilligen Feuerwehren eingeführt haben. Schon jetzt steht fest, dass damit die Fehlerquote und die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden weiter sinken werden, was letztlich der Bevölkerung zu Gute kommen wird. Exakte Werte zu den Effekten und Einsparungen sollen frühestens Ende 2021 berechnet werden.

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