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25.04.18

Retten, Löschen und mehr - COSware bei der Feuerwehr

 

Mit den Feuerwehren Hamburg, München und Frankfurt verfügen drei der fünf größten deutschen Städte über das zentrale Fuhrpark-, Geräte-, Lager- und Werkstattmanagementsystem COSware. Der Der Aufwand für Verwaltung und Dokumentation konnte so deutlich minimiert werden.

Hundert Seiten im A4-Format: Die „Prüfungsgrundsätze der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) für Ausrüstung und Geräte der Feuerwehr“ sind starker Tobak. Das umfangreiche Werk definiert Prüffristen, -anordnungen und -befunde für 19 Sachgruppen.

Die Bandbreite reicht von Haltegurten und Klappleitern über Druckschläuche bis hin zu Arbeitskörben und Hubrettungsfahrzeugen. Weitere 30 Seiten umfassen die Unfallverhütungsvorschriften „UVV Feuerwehren“, die den schriftlichen Nachweis der regelmäßigen Prüfungen verlangen. Für Matthias Simon, Robert Wicke sowie alle Kollegen der Branddirektion München, Deutschlands größter kommunaler Feuerwehr, gehören diese Pflichten zum Berufsalltag.

Über 500 Fahrzeuge, jeweils mehr als 10 000 Schlauchobjekte und Gegenstände der persönlichen Schutzausrüstung – kurz PSA – werden hier verwaltet und regelmäßig gewartet. Hinzu kommen 1400 Artikel aus dem Bereich Bekleidung, 2500 medizinische Geräte und 1000 Kleinlöschgeräte, wobei sich die Aufzählung noch fortführen ließe. Allein in der Ersatzteil-Lagerverwaltung werden 8000 bestellbare Artikel aufgeführt.

 

Ein Besuch unter Kollegen

Alle Objekte und Artikel verwaltet die Feuerwehr München im zentralen Fuhrpark-, Geräte- und Werkstattsystem COSware. Ein Referenzbesuch bei den Kollegen aus Hamburg überzeugte die Verantwortlichen von der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens. 

Denn auch in der Hansestadt gibt es mit Rettungsscheren, Schaufeln, Tragen, Kettensägen,  Stromerzeugern und natürlich Rettungs- und Löschfahrzeugen mit ihrem umfangreichen Zubehör einen enormen Verwaltungsaufwand zu bewältigen.

So verfügt die Feuerwehr Hamburg mit ihren 18 angeschlossenen Feuer-, Rettungs-, Technik- und Umweltschutzwachen sowie den 87 Freiwilligen Feuerwehren über rund 400 000 Geräte sowie 700 Fahrzeuge, von denen 500 einen Motor besitzen.

Und all das muss sich immer in einem einwandfreien Zustand befinden, damit es im Notfall eingesetzt werden kann. „COS konnte uns mit dem COSware-Werkstattsystem eine Lösung bieten, die fast ohne Anpassungsaufwand von uns genutzt werden kann“, so Dirk Hückmann, Projektleiter in Hamburg.

Zuvor mit mehreren Insellösungen ausgestattet, fand man schließlich ein passendes, zentrales System.

  

COS Aufmacher

 

Vernetzte Kleiderkammer

„Neben dem modularen Aufbau der Software gefiel uns vor allem die Kompetenz der Entwickler“, bestätigt auch Robert Wicke, Mitarbeiter IT-Servicecenter der Branddirektion München. In der bayerischen Landeshauptstadt wurde COSware bereits in den Zentrallagern für Sanitätsmaterial, Putzmittel und Schläuche, der Kfz-Werkstatt und dem zugehörigen Ersatzteillager eingeführt.

Gleiches gilt für die Bekleidungskammer, in der unter anderem auch Einsatzmäntel und Hosen aufbewahrt werden, die nach jeder Kontamination durch Brand- oder THL-Einsätze gereinigt werden müssen. Diese Reinigungszyklen werden in COSware erfasst. Somit ist jetzt sofort ersichtlich, wie häufig ein Kleidungsstück bereits gewaschen wurde, was nicht zuletzt auch Einfluss auf die Funktion der reflektierenden Warnelemente habe.

„Die Anzahl der Waschvorgänge bis zur Ausmusterung wird von den Herstellern vorgegeben und in den Stammdaten vermerkt“, erklärt Matthias Simon, Sachgebietsleiter Fahrzeug und Gerät. Wird der kritische Wert erreicht, generiert COSware automatisch eine Warnmeldung.

Ein ähnlicher Nutzengewinn zeigt sich in Hamburg: In der elektronischen Lebensakte wird jede Wartung, jedes an Bord befindliche Gerät und jedes eingebaute Ersatzteil automatisch vermerkt – vereint mit Datum und dem Namen des ausführenden Monteurs.

„Auf diese Weise können wir die prüfpflichtigen, nicht fest eingebauten Objekte wie zum Beispiel Atemschutzgeräte oder Motorkettensägen eindeutig nachverfolgen“, sagt dazu Abteilungsleiter Paul Middendorf.

Aber nicht nur das: Die Software erstellt für alle verrichteten Arbeiten komplette Kontierungen und übergibt sie an das Finanzbuchhaltungssystem. „Dadurch kann ich mir jederzeit einen Überblick
über die Verwendung des Budgets erstellen lassen,“ sagt der leitende Branddirektor der Hansestadt.

 

FWM Kleiderkammer

 

Einsatzkosten genau dokumentiert

Gleiches gelte für die Tankkosten, denn über den Tankkartenpartner EuroShell erhält die Feuerwehr Hamburg sämtliche Informationen über den Kraftstoffverbrauch. Bei jedem Tankvorgang wird zudem der aktuelle Kilometerstand an COSware übertragen, sodass Verbrauchswerte und CO2-Emissionen jederzeit abrufbar sind.

Auch in München erhielten im Zuge der Softwareeinführung sämtliche Fahrzeuge eine eigene Tankkarte. „Jetzt können wir den Verbrauch von Kraftstoffen, die Nutzung von Waschanlagen und die gefahrenen Kilometer für einzelne Fahrzeuge nachvollziehen, was uns die Abrechnung der Einsätze wesentlich erleichtert“, erklärt Robert Wicke.

Gegenüber der Stadt muss die Branddirektion nämlich die tatsächlich entstandenen Kosten pro Einsatz nachweisen. Die in der „Satzung über den Kostenersatz für die Inanspruchnahme der Feuerwehr der
Landeshauptstadt München“ enthaltenen Vorschriften sorgten früher für großen Verwaltungsaufwand:

„Allein mit den Tankabrechnungen aller Fahrzeuge und der manuellen Kostenzuordnung war ein Mitarbeiter mehrere Tage lang beschäftigt“, sagt dazu Matthias Simon. Heute werden die Daten des Tankkartenanbieters unkompliziert in COSware importiert.

Gegenüber anderen Kostenträgern wie den Krankenkassen, dem Land Bayern oder dem Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) geht es aber nicht nur um den Kraftstoff, sondern um die gesamten Betriebskosten pro Jahr – einschließlich aller Reparaturen und Ersatzteile.

Beispielsweise werden die Notarztwagen und Notarzteinsatzfahrzeuge von den Kassen bereitgestellt, um von der Feuerwehr genutzt und verwaltet zu werden. Ähnliches gilt für Löschgruppenfahrzeuge oder Gerätewagen, die vom BBK oder aus Landesmitteln angeschafft werden. Die laufenden Kosten müssen dann mit den einzelnen Trägern abgerechnet werden.

„Dank COSware sind die Ausgaben für jedes Fahrzeug und andere Objekte transparent und jederzeit abrufbar“, erklärt Simon.

 

COS PC

 

Effiziente Werkstatt

Dazu wird jeder der rund 1600 jährlichen Werkstattaufträge in München mit COSware angelegt, durchgeführt und abgerechnet. Die Software erinnert automatisch an zeit- und kilometerabhängige Wartungs- und Prüfungstermine, was die Planung der Ressourcen wesentlich vereinfacht.

Ungeplante Werkstattaufenthalte werden spontan erfasst und auf einzelne Werkstattmitarbeiter disponiert. Die Lebensakte gibt dabei Aufschluss über die bisher eingebauten Ersatzteile und den Schadensverlauf. „Daran können wir erkennen und nachweisen, ob sich die weitere Nutzung des Fahrzeugs noch lohnt“, erklärt Simon, der auf diese Weise gute Argumente für Ersatzinvestitionen erhält. 

Kommt ein Fahrzeug oder ein wartungspflichtiges Gerät in eine der Werkstätten, erstellt ein Mitarbeiter den Befund. Auf dessen Basis wird – unterstützt durch COSware – der Arbeitsvorgang festgelegt. Automatisch wird eine Liste der notwendigen Ersatzteile erstellt und durch den Mitarbeiter bestätigt.

Dieser Vorgang kann auch mit einem mobilen Erfassungsgerät durchgeführt werden. Im Hintergrund prüft das System dann, ob alle Ersatzteile verfügbar sind und spricht eine Empfehlung aus. In Hamburg musste für außerplanmäßige Mängel früher noch ein Fax gesendet oder ein Telefonat geführt werden.

„Dass dem nicht mehr so ist, entlastet nicht nur unsere Mitarbeiter, sondern führt auch zu einheitlichen Schadensmeldungen“, ergänzt Projektleiter Hückmann. Jetzt können unsere Werkstattaufträge sehr viel schneller und präziser angelegt sowie bearbeitet werden. „Die langwierige Suche nach Arbeitsvorgängen und Ersatzteilen fällt dadurch weg“, bestätigt Middendorf.

 

COS Werkstatt02

 

Einlagern auf Knopfdruck

Und auch das Lager ist aufgeräumt: „Mit dem neuen Werkstattprogramm entsteht beim Einlagern auf Knopfdruck ein Etikett mit Material- und Lagernummer, Mindesthaltbarkeitsdatum sowie Lagerplatz“, erläutert Dirk Röckendorf, Sachgebietsleiter Kfz- und Instandhaltungssteuerung in der Hansestadt. Außerdem werden Mindestbestände sowie Haltbarkeitsdaten überwacht und die Beschaffungsmengen automatisch optimiert.

In den Zentrallagern in München, über die 10 Feuerwachen der Berufsfeuerwehr, die 14 Rettungswachen sowie 21 Abteilungen der Freiwilligen Feuerwehr Münchens versorgt werden, verwaltet COSware mittlerweile rund 7500 Artikel. 

„Mit Einführung der Zentrallager haben wir für die Branddirektion eine einheitliche Bestellplattform geschaffen, die den bisherigen Serviceauftrag in Papierform, per Fax, Mail oder auch mündlich kurzfristig ersetzen wird“, sagt Wicke.

Wichtig: Das System entspreche mit angeschlossener Lagerverwaltung und SAP-Schnittstelle auch
den Bestimmungen der Stadtkämmerei zur Umsetzung der Münchner Lagerordnung.

 FWM Teilelager halbtotal

Wissen, was nötig sein kann

Schließlich profitiert auch das Beschaffungswesen von COSware. Mussten bislang in Hamburg alle Bedarfsanforderungen aufwendig per Liste erfasst, Lieferanten zugeordnet und Preise im Einzelfall erfragt werden, bündelt das COS-System die Materialanforderungen nach Kategorie und Lieferant. 

Das zentrale Beschaffungswesen erhält so einen erheblich besseren Überblick über die bereits gelieferte Menge und ausstehende Lieferungen. Das System unterstützt dabei auch Bedarfsschätzungen. Der kontierte Bestellprozess von Material kann somit auf wenige Minuten verkürzt werden.

Einmal gefunden, wird das Ersatzteil mit dem Arbeitsvorgang und dem Objekt für die Zukunft verknüpft – eine erneute Suche beim nächsten Werkstattauftrag entfällt. Und bereits beim Erfassen eines Auftrags wird die Materialverfügbarkeit sowie voraussichtliche Arbeitszeit zur Instandsetzung angezeigt.

Da sich alle Objekte in einer einheitlichen Datenbank befinden, wird in München künftig auch die Inventur vereinfacht werden. Der derzeitige Aufwand für die Datenpflege würde sich jedoch schon deutlich „in Form beschleunigter Auswertungen auszahlen“, schätzt Simon.

Und: Durch die wesentlich vereinfachten Prozesse in der Verwaltung könne man sich wieder „verstärkt auf die eigentliche Arbeit der Feuerwehr konzentrieren“ – das Retten, Schützen und Bergen von Menschen, Tieren und Sachwerten.

 

Hintergrund: Feuerwehr Hamburg & Feuerwehr München

Die Feuerwehr Hamburg setzt sich aus 86 Freiwilligen Feuerwehren und der Berufsfeuerwehr Hamburg zusammen. Sie unterstehen der Behörde für Inneres und Sport. Zu ihren Aufgaben gehören die Verstärkung des Brandschutzes bei der Abwehr von Brand- und Explosionsgefahren, die Feuerbekämpfung, der Rettungsdienst, die Wasserrettung, die technische Hilfeleistung und der Katastrophenschutz, insbesondere die Deichverteidigung.

Die Feuerwehr München setzt sich aus der Berufs- und der Freiwilligen Feuerwehr zusammen und ist die größte kommunale Feuerwehr Deutschlands. Allein die Berufsfeuerwehr verfügt im Stadtgebiet der bayerischen Landeshauptstadt über zehn Feuerwachen. 70 Prozent der jährlich rund 80 000 Einsätze betreffen den Rettungsdienst. Hinzu kommen etwa 3500 Einsätze der Freiwilligen Feuerwehr mit circa 1000 Mitgliedern in 22 Abteilungen.

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