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ECM - Entity in Charge of Maintenance

 

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Die Abkürzung ECM steht für „Entity in Charge of Maintenance“ und beschreibt die für die Instandhaltung zuständige Stelle.

Anfangs nur für den Schienengüterverkehr geplant, weitet sich die EU-Richtlinie 445/2011 ab 2018 auch auf Personenwagen aus. Aber auch außerhalb des Schienenverkehrs schafft COSware mit dem Modul ECM erhöhte Transparenz und Effizienz durch beschleunigte und abgesicherte Prozesse in Ihrer Instandhaltung.

Mit COSware ECM unterstützen wir Sie bei der erfolgreichen Umsetzung der EU-Verordnung. Dabei stehen die folgenden fünf Funktionalitäten im Zentrum des Moduls.

 

1. Lieferantenüberwachung

Um die Sicherheit Ihrer Fahrzeuge gewährleisten zu können, müssen bereits bei der Bestellung von sicherheitsrelevanten Ersatzteilen und Materialien bei neuen oder bestehenden Lieferanten erhöhte Anforderungen erfüllt werden, um kritische Systemkomponenten zu liefern.

COSware ECM sorgt durch ein Vier-Augen- und Freigabe-Prinzip bereits bei der Anlage neuer Lieferanten und der Bestellung von Komponenten für eine revisionssichere Protokollierung. Sie wissen, wer welche Daten angelegt hat bzw. welcher Mitarbeiter wann welche Teile bestellt hat. Ein zweiter Kollege mit entsprechender Entscheidungsbefugnis kann diese Eingaben anschließend bestätigen.

Bei jedem Lieferanten können Sie darüber hinaus alle notwendigen Zertifikate und Dokumente inklusive eines Ablaufdatums hinterlegen. So können Sie die Einhaltung hoher Qualitätsstandards jederzeit garantieren. Durch den COSware-Meldungsserver werden Sie rechtzeitig über den Ablauf eines Dokuments gewarnt und können dementsprechend auf Ihre Lieferanten zugehen.

Sind die Dokumente nicht auf neuesten Stand, erhält der Anwender je nach Konfiguration in COSware eine Warnung oder die Bestellung wird komplett blockiert.

 

2. Ersatzteilüberwachung

Ähnlich wie bei der Überprüfung des Lieferanten gelten vergleichbare Regelungen für bestellte Ersatzteile. So müssen für die Verwendung spezieller Materialien auch hier Zertifikate und Zeugnisse innerhalb der COSware-Dokumentenverwaltung vorliegen.

Um zusätzlich sicherzustellen, dass ein Ersatzteil auch tatsächlich nur für Fahrzeuge verwendet wird, für die es eine Freigabe besitzt, können Sie die Verwendung der Materialien mit COSware ECM überwachen lassen und festlegen, dass bestimmte sicherheitskritische Materialien tatsächlich nur für die dafür geeigneten Fahrzeuge in den Werkstattauftrag überführt werden können.

Ist ein Teil nicht für den Fahrzeugtyp zugelassen, so informiert Sie das System umgehend.

 

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3. Kompetenzmanagement

Für die Erfüllung sicherheitskritischer Prozesse darf nur hinreichend qualifiziertes Personal eingesetzt werden. Ansonsten kann keine qualifizierte Betriebsfreigabe im Sinne der ECM-Vorschriften erfolgen. COSware ECM ermöglicht eine Hinterlegung aller notwendigen Qualifikationen und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und garantiert so die konsequente Einhaltung der Sicherheitsstandards.

 

4. Qualifikationsmanagement

Alle Fortbildungen und dabei erworbene Zertifikate können mitarbeiterspezifisch hinterlegt werden. Durch Qualifikationsstufen unterscheiden Sie zwischen Anfänger und Experten auf einem Teilgebiet. Sie hinterlegen die notwendigen Qualifikationsstufen für die jeweiligen Arbeitsvorgänge, damit die Anforderungen an die Betriebssicherheit jederzeit sichergestellt werden.

Die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter werden bei der Instandhaltungsplanung bzw. Auftragszuweisung automatisch verglichen. Über eine Filterfunktion werden Ihnen genau die Mitarbeiter angezeigt, die über die notwendigen Kenntnisse zur Durchführung des Auftrags verfügen.

Wenn für eine Tätigkeit eine turnusmäßige Auffrischung oder Requalifizierung vonnöten ist, erinnert Sie COSware rechtzeitig per E-Mail, sodass der Mitarbeiter die notwendigen Kurse und Schulungen vor Fristablauf absolvieren kann und die Zertifizierung so beibehält.

 

5. Betriebsfreigabe-Workflow

Die ECM-konforme Betriebsfreigabe erfordert, dass alle Maßnahmen entsprechend der benötigten Kompetenz durchgeführt und protokolliert wurden. Weiterhin muss sichergestellt werden, dass zum Zeitpunkt der Betriebsfreigabe keine sicherheitsrelevanten Mängel bekannt sind.

Vor der Freigabe eines Instandhaltungsauftrags prüft COSware ECM automatisch, ob alle Maßnahmen entsprechend der Vorgaben, mit den richtigen, qualitativ hinreichenden Komponenten und durch Mitarbeiter mit den erforderlichen Kompetenzen durchgeführt worden sind. Abschließend kontrolliert COSware auch, ob der Mitarbeiter, der die Betriebsfreigabe erteilt, die erforderliche Kompetenzstufe und Berechtigung für die Freigabe der einzelnen Arbeitsvorgänge besitzt. Ein Vier-Augen-Prinzip kann hier aktiviert werden, sodass zumindest zwei Mitarbeiter die Freigabe gemeinsam erteilen müssen.

Sind alle Bedingungen erfüllt, erstellt COSware einen offiziellen Betriebsfreigabebericht, der zum einen revisionssicher in der Datenbank gespeichert wird und zum anderen, sofern gewünscht, als Papierdokument gedruckt und archiviert werden kann.

 

Zusammenfassung und Fazit

Das COSware Modul ECM unterstützt Sie bei der Einhaltung der EU-Richtlinien im Bereich ECM. Es bietet Unterstützung im kompletten Instandhaltungsbereich und ist nicht nur für den Schienenverkehr interessant:

  • Lieferantenüberwachung
  • Freigabeprozesse bei der Aufnahme eines neuen Lieferanten und neuer Ersatzteile
  • Überwachung notwendiger Lieferantendokumente, Zeugnisse und Zertifikate
  • Ersatzteilüberwachung
  • Zulassung eines Materials für einen bestimmten Fahrzeugtyp
  • Prüfung notwendiger Zeugnisse und Zertifikate
  • Kompetenzmanagement
  • Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter, inkl. Qualifikationsstufen
  • Dokumentation über Qualifizierungs- und Requalifizierungsmaßnahmen
  • Betriebsfreigabeüberwachung
  • Sicherheitsrelevante Mängel, Materialien und Tätigkeiten
  • Freigabekompetenzüberwachung

 

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