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Dokumentenmanagement

 

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Papierloses Büro - Utopie oder Realität? Im Unternehmen gibt es jeden Tag eine Vielzahl an Dokumenten, die zur korrekten Durchführung der Geschäftsprozesse benötigt werden. Ob vom Gesetzgeber oder aus internen Gründen für einen planmäßigen Arbeitsablauf vorgesehen, haben alle Dokumente - wenn in Papierform -  einiges gemeinsam: Sie nehmen viel Platz ein, verursachen hohe Druckkosten und sind quasi nach dem Ausdruck schon wieder veraltet.

Außerdem müssen sie so archiviert werden, dass sie schnell wiedergefunden werden. Ja, Papier ist geduldig. Im Zeitalter der Digitalisierung müssen langwierige Suchen aber nicht mehr sein. COSware unterstützt Sie bei Ihrem Fuhrpark- und Werkstattsystem durch ein integriertes Dokumentenmanagement.

 

Ein digitaler Ort für alle Ihre Dokumente, automatisiert und versioniert

Schluss mit Räumen voller Aktenordner! Mit dem COSware Dokumentenmanagement befinden sich alle Objekte zur optimalen Verwaltung in Ihrem System. Die automatisierte Dokumentenarchivierung (ADA) erspart Ihnen dabei viel Zeit.

Dokumente werden nach dem Druck auf dem Drucker oder nach Erstellung einer Datei automatisch im PDF-Format in die Datenbank geschrieben. Ein wiederholter Vorgang mit dem gleichen Dokument erzeugt dabei einen neuen Eintrag mit fortlaufender Versionsnummer. Außerdem werden Ersteller, Erstelldatum und Gültigkeit angezeigt.

Die Dokumentenübersicht gibt Ihnen einen vollständigen und transparenten Einblick über alle abgelegten Dateien. Mit einem einfachen Doppelklick auf die ausgewählte Dokumentzeile können Sie die jeweilige Datei bearbeiten.

Zur besseren Kategorisierung können Sie von Anfang an Dokumententypen festlegen, die Ihre unterschiedlichen Arten von Informationen besser strukturieren. Eine Unterteilung könnte neben verschiedenen Grafiken und Bildern beispielsweise Explosionszeichnungen, Einbauanleitungen, Betriebsanleitungen, Arbeitsanweisungen oder sonstige Dokumente umfassen.

 

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Zuweisung direkt am Objekt, einfacher Zugriff aus anderen Modulen

Anders als bei anderen Dokumentenmanagementsystemen (DMS), bei denen Dokumente abgelegt und verschlagwortet werden, verbindet COSware die notwendigen Informationen direkt mit dem jeweiligen Objekt. Ob es sich dabei um ein Fahrzeug, eine Person und deren Qualifikationen, ein Ersatzteil, einen Mangel, einen Auftrag usw. handelt, bleibt Ihnen überlassen. Ein Dokument kann dabei immer auch mehreren Objekten zugewiesen werden.

Auf diese Informationen kann dann direkt aus dem jeweiligen Modul zugegriffen werden. Im Bereich der Ersatzteillogistik zum Beispiel werden so alle wichtigen Dokumente entlang des gesamten Prozesses angezeigt. Angefangen bei der Disposition oder die Bestellung mit ergänzenden Bildern, Materialausgabe- und Bestellbestätigung, über den Lieferschein bis hin zur Rechnung können alle wichtigen Informationen mit den jeweiligen Datensätzen verknüpft werden und schaffen so maximale Transparenz in Ihrem Prozessablauf.

 

Finden statt Suchen und dabei flexibel Daten schützen

Neben der Dokumentsprache oder dem verknüpften Arbeitsvorgang als einige von vielen Suchkriterien kann über die Volltextsuche auch direkt nach Inhalten gesucht werden. Dokumente können außerdem mit einem Schreibschutz versehen werden, um ungewollte Änderungen zu vermeiden. Das Schreibschutzrecht kann flexibel über die Benutzerverwaltung gesteuert werden.

Als Dokumententypen sind alle gängigen Formate, wie Word, Excel, PowerPoint, PDF-Files und verschiedene Bildformate verfügbar. Für Dokumente besteht außerdem die Möglichkeit, eine Schnellansicht zu aktivieren. Dabei werden alle Bilder als Thumbnails, andere Dokumentformate als Preview mit der ersten Seite anzeigen.

  

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