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03.04.18

Ein Spediteur wird digital

 

Die Steinbach Spedition & Logistik will eine möglichst transparente, papierlose Verwaltung und setzt dabei auf die Fuhrpark- und Werkstattverwaltungssoftware von COS

 

Lieferanten der Steinbach Spedition müssen mehr mitbringen als nur gute Produkte. Das inhabergeführte Familienunternehmen erwartet vor allem Flexibilität und den Willen, die Prozesse des Kunden mit individuellen Lösungen gemeinsam zu optimieren. Dieser Maßstab galt auch bei der Auswahl des neuen Softwareanbieters für die Fuhrpark- und Werkstattverwaltung. Die Vorgängerlösung war an ihre Grenzen gestoßen, nachdem sich bei Steinbach die Zahl der Lkw in den vergangenen Jahren von 100 auf 150 erhöht hatte.

 

Flexible Erfüllung einiger Sonderwünsche... 

„Wir haben mit vielen Herstellern gesprochen, aber die meisten konnten uns nur starre Softwarepakete anbieten, die sich nicht an unsere Firmenstruktur und Arbeitsabläufe anpassen ließen“, erinnert sich Fuhrparkleiter und Prokurist Micha Hofmann. Eine Ausnahme bildete COSware. 

 

Steinbach Claudia Bannert

 

„COSware erfüllte von Anfang fast alle unsere Anforderungen, aber wir hatten dennoch einige Sonderwünsche“, berichtet Claudia Bannert, die bei Steinbach die Bereiche Finanzbuchhaltung und Controlling verantwortet.

  

...wie zum Beispiel ein digitales Reifenmanagement

Als Beispiel nennt Bannert das mobile Reifenmanagement. Das auf einem Tablet installierte Software-Modul ermöglicht die sofortige Eingabe der aktuellen Profiltiefen und Schäden, die beim wöchentlichen Flotten-Check festgestellt werden. Durch die Programmerweiterung entfällt das lästige Erfassen auf Papierlisten und das spätere manuelle Übertragen der Daten in COSware. 

„Früher musste der Mitarbeiter alles händisch mühsam notieren und uns ins Büro bringen. Diese Dokumente mussten dann alle wieder kontrolliert werden und gegebenenfalls musste dann ein Mangel angelegt werden. Die neue Lösung spart Zeit, vermeidet Übertragungsfehler und bringt uns einen Schritt weiter in Richtung der papierlosen Verwaltung“, so Tim Schrödel, Projektleiter bei Steinbach.

Jetzt ist der Ablauf viel handlicher und smarter mit der App gestaltet. Der Mitarbeiter kontrolliert seine Reifen wie gewohnt. Danach ruft er über sein Smartphone oder Tablet das Fahrzeug über das amtliche Kennzeichen mit Hilfe einer praktischen Auswahlfunktion auf und gibt bei der jeweiligen Achsenposition die Profiltiefe ein und meldet, ob der Luftdruck in Ordnung ist oder nicht.

 

Reifenmanagement bei Steinbach

 

Dazu Schrödel weiter: "Im Fuhrpark ziehen wir jetzt den Nutzen, dass wir eine Bedarfsplanung für den Reifeneinkauf erstellen können und entdecken schleichenden Luftverlust durch die Messwerthistorie. Wir können auswerten, wie viele Reifen in welcher Größe an welcher Position anhand der Profiltiefe benötigt werden. Diesen strategischen Mehrwert hatten wir zuvor nicht."

  

Papierlose Prozesse durch COSware

Der Wunsch nach papierlosen Prozessen zieht sich bei Steinbach wie ein roter Faden durch die gesamte Unternehmensgruppe. Dazu gehören auch die beiden Tochterfirmen Ratio Transport GmbH & Co. KG und die Transport + Logistik GmbH, die für Steinbach einen Großteil der Transporte übernehmen.

„Ziel ist die durchgängige Digitalisierung der Verwaltung“, bekräftigt Hofmann, der diese Vorgabe im Werkstatt-Bereich schon weitgehend umgesetzt hat. So werden Werkstattaufträge hier seit kurzem gar nicht mehr ausgedruckt, sondern per COSware WebApp auf das Tablet des Mitarbeiters gesendet. Dieser bestätigt den Beginn und Abschluss der Arbeiten direkt am Bildschirm, sodass in COSware der exakte Zeitaufwand auftragsbezogen registriert und kundengerecht abgerechnet werden kann.

 

Papierlose Prozesse bei Steinbach

 

Gleiches gilt für den Materialaufwand: Alle benötigten Teile und Betriebsmittel sind im Auftrag aufgeführt und werden vor der Lagerentnahme durch den Mitarbeiter mit Hilfe des Tablets gescannt. Dafür wurden alle Fächer des Ersatzteillagers mit Barcodes versehen. Auf diese Weise wird jede Entnahme in COSware verbucht und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Sobald der Meldebestand eines Artikels erreicht wird, löst COSware automatisch die Nachbestellung aus.

 

Deutlich schneller und vergleichbar

Durch die gewonnene Transparenz kann die zweischichtig arbeitende Werkstatt jetzt auch externe  Kundenaufträge annehmen und abrechnen. „Die Fremdaufträge liefern einen zusätzlichen Beitrag für die Wirtschaftlichkeit“, bekräftigt Hofmann, der dank COSware die Auslastung seiner Mitarbeiter und die exakten Kosten pro Auftrag abrufen kann.

Auf dieser Basis kann die Rentabilität der eigenen Werkstatt gegenüber Fremdleistungen jederzeit nachgewiesen werden, wobei „hier nicht nur die Kosten, sondern vor allem die Flexibilität eine große Rolle spielt“, erklärt Hofmann. Der Fachkräftemangel sei schließlich deutlich spürbar, was sich in bis zu vierwöchigen Vorlaufzeiten äußere. „Da sind wir mit der eigenen Werkstatt deutlich schneller“, stellt Hofmann fest.

 

Konsignationslager senkt Kapitalbindung

Ein weiterer großer Vorteil von COSware ist das Definieren und Verwalten von Konsignationslagern, die Steinbach in Absprache mit den drei Top-Lieferanten für Ersatzteile und Betriebsmittel eingerichtet hat. „Die bei uns gelagerten Ersatzteile gehören jetzt bis zur tatsächlichen Verwendung den Lieferanten, wodurch wir unsere Kapitalbindung um mehr als 100.000 Euro senken konnten“, erläutert Bannert.

Hinzu kam, dass im Zuge der Umstellung die alten Lagerbestände an die jeweiligen Händler zurückgegeben und gutgeschrieben wurden.

 

Steinbach Werkstatt

 

Den Fuhrpark im Überblick auf dem Großbildschirm

Bei Steinbach werden aber nicht nur die Werkstatt und das Ersatzteillager, sondern auch der Fuhrpark über COSware verwaltet. Sämtliche Motorwagen, Anhänger, Sattelzugmaschinen, Auflieger und Mitnehmstapler wurden als Objekte angelegt, denen die tatsächlichen Kosten für Diesel, Betriebsmittel, Reparaturen oder Maut verursachungsgerecht zugeordnet werden können.

Zudem wurden die Service-Intervalle und alle anstehenden Pflichttermine in COSware hinterlegt. Bei bevorstehender Fälligkeit werden diese den Mitarbeitern der Fuhrparkverwaltung rechtzeitig auf einem Großbildschirm angezeigt, der für alle Kollegen der Abteilung gut sichtbar aufgehängt wurde. „Der Großbildschirm ist ein prima Hilfsmittel für die effiziente Werkstattplanung und eine weitere Individual-Programmierung“, erklärt Projektleiter Schrödel.

 

Steinbach Ersatzteile

 

Tanken und Sparen

Bereits im Programmstandard von COSware enthalten war die Tankdatenerfassung für die Bayreuther Betriebstankstelle sowie die Schnittstellen zu den Tankkarten-Systemen von AS24 und UTA. Damit können alle Tankvorgänge fahrzeugbezogen in COSware importiert werden.

„Das vollautomatische Verbuchen des Dieselverbrauchs und aller Mautkosten auf Fahrzeugebene führte zu erheblichen Einsparungen in der Finanzbuchhaltung“, bestätigt Bannert. Einschließlich der Effekte
durch die automatisierten Werkstattabrechnungen und Bestellungen habe man allein in der Buchhaltung 1,5 Mitarbeiter einsparen können, die jetzt in anderen Abteilungen tätig sind.

 

Digitalisierung hat Zukunft

Fazit: Durch COSware und die damit verbundene Digitalisierung der Prozesse hat die Steinbach Spedition ihren Aufwand für Verwaltung und Kapitalbindung erheblich gesenkt – während gleichzeitig die Kostentransparenz deutlich erhöht wurde.

Dennoch arbeitet Steinbach gemeinsam mit COS an immer weiteren Verbesserungen. So wird die Werkstatt- und Fuhrparkverwaltung direkt mit dem Transportmanagement vernetzt, um die Abstimmung mit der Disposition zu vereinfachen.

„Die Ideen werden uns so schnell nicht ausgehen, denn Stillstand bedeutet ja bekanntlich Rückschritt“, betont Hofmann, der die Digitalisierung seines Unternehmens weiter vorantreiben wird.

 

Steinbach Fuhrpark

 

Hintergrund: Steinbach GmbH & Co. Spedition KG

Die Steinbach Spedition ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit rund 250 Mitarbeitern, das seinen Kunden ein breites Dienstleistungsangebot in den Bereichen Kontrakt-, Lager- und Transportlogistik bietet. 

Der eigene Fuhrpark umfasst rund 160 Fahrzeuge, darunter 82 Jumbo-Züge, 6 Silofahrzeuge, 40 Sattelzüge sowie rund 30 Verteiler-Lkw. Ein Teil der Flotte ist mit Hebebühnen und Mitnehmstaplern ausgerüstet. 

Der im Jahr 1963 gegründete Logistikdienstleister wird in zweiter Generation inhabergeführt und erwirtschaftet einen großen Teil seines Umsatzes mit der Chemie-, Verpackungs- und Baustoffindustrie. Der Sitz der Verwaltung sowie der eigenen Werkstatt, Waschanlage und Tankstelle ist in Bayreuth.

Neben der Firmenzentrale betreibt der Elvis-Partner Niederlassungen in München, Weidenberg und Nürnberg.

Insgesamt verfügt das von Frank Steinbach geleitete Unternehmen über 166.000 Quadratmeter Betriebsfläche und 33.000 Quadratmeter Lagerfläche mit 11.000 Palettenstellplätzen.

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