Zweimal überzeugt: COSware Werkstattmanagement bei k-tec   

Die Bremer k-tec GmbH nutzt COSware seit 2003 für das Werkstattmanagement und die effiziente Kundenbindung.

Unsere Lösung für k-tec im Überblick:

Werkstattmanagement, Fuhrparkmanagement, Personalwesen, Inventur, Optimierung des Lagerbestands, Ersatzteilverwaltung, Beschaffungsmanagement, Schnittstelle an Warenwirtschaftssystem, mobile Softwarelösung mit Barcode-Anbindung, Objektmanagement mit Termin- und Kostenverwaltung für 4.697 Objekte bzw. 1.555 Fahrzeuge, Auftragsverwaltung, differenzierte und automatisierte Zuordnung der Auftragspositionen, automatische Überwachung des Jahresbudgets pro Fahrzeug, elektronische Lebensakte mi Reparatur- und Wartungshistorie, ...

Aus zwei mach eins: Nach diesem Prinzip gründete die auf Entsorgungs- und Reinigungs-Dienstleistungen spezialisierte Nehlsen Gruppe im Jahr 2003 die k-tec Kraftfahrzeugtechnik GmbH mit Sitz in Bremen. k-tec sollte als freie Werkstatt zwei Wartungs- und Reparaturbetriebe des Unternehmens zu einer schlagkräftigen Einheit zusammenfassen.

Für Geschäftsführer Markus Müller begann ein spannender Konsolidierungs-Prozess, der auch die Informationstechnologie betraf.

"Wir stellten die bereits vorhandene Werkstattsoftware von COS erneut auf den Prüfstand", erinnert sich Müller. "Am Ende stellten wir fest, dass es am Markt keine Alternative zu COSware gab."

COSware Werkstattmanagement bei k-tec

Bei k-tec sind rund 30 Lizenzen der modular aufgebauten Software im Einsatz. Genutzt werden unter anderem die Module für Auftragsverwaltung, Personalwesen, Inventur, Bestellwesen oder die Ersatzteilverwaltung. Dennoch hatte Müller einen wichtigen Änderungswunsch an die Softwarespezialisten aus Oberkirch. Hintergrund waren spezielle Full-Service-Verträge, die k-tec damals mit einigen Kunden abgeschlossen hatte. "Wir wollten vor allem eine automatisierte Zuordnung der verschiedenen Auftragspositionen, die eben nur zum Teil mit dem Full-Service-Vertrag abgedeckt wurden", erklärt Kevin Taube, der kaufmännische Leiter von k-tec.

 

Geänderte Anforderungen

COS entwickelte kurzerhand eine passende Lösung, die mittlerweile zum Standard von COSware gehört.

"Die schnelle und unkomplizierte Umsetzung von COS hat uns in der Startphase von k-tec sehr geholfen", sagt Müller.

Jetzt könne man beim Anlegen eines Service-Auftrags einzelne Leistungen gesondert zuordnen. Zum Beispiel gehöre das Wechseln einer Windschutzscheibe nicht zum Full-Service und müsse dem Kunden extra berechnet werden.

Inzwischen stehen für k-tec jedoch ganz andere Stärken von COSware im Vordergrund. Schließlich hat sich innerhalb der vergangenen zehn Jahre das Kundenverhalten gründlich verändert. Anstelle von Full-Service-Verträgen und Monatspauschalen stehen heute Service-Verträge mit einem kompletten Fuhrparkmanagement im Vordergrund. Auch hier kann COSware punkten, denn für jedes in der Datenbank angelegte Objekt können Termine und Kosten überwacht und verwaltet werden.

"Wir haben in COSware zur Zeit 4.697 Objekte beziehungsweise 1.555 Fahrzeuge angelegt", stellt Müller fest.

Für jedes Fahrzeug können sämtliche Prüftermine wie zum Beispiel Hauptuntersuchungen, Tachografen- oder ADR-Prüfungen hinterlegt werden.

 

Optimierter Lagerbestand

Neben der Terminplanung spielt für die Kunden von k-tec aber auch die Kostenüberwachung eine große Rolle. So kann in COSware für jedes Objekt ein Jahresbudget definiert werden, das nicht überschritten werden darf. Sobald eine Reparatur diese Grenze überschreiten würde, generiert COSware automatisch eine Nachricht. Dann kann der Sachbearbeiter mit dem Kunden klären, ob die Arbeiten trotzdem ausgeführt werden sollen oder nicht. Ob sich die Maßnahme im Einzelfall lohnt, kann mit Hilfe der ebenfalls in COSware integrierten "Lebens-Akte" des Objekts beantwortet werden. Darin ist die Reparatur- und Wartungshistorie des entsprechenden Fahrzeugs erkennbar.

"Die Lebens-Akte zeigt uns auf einen Blick, wie sich der Zustand des Objekts über die Jahre entwickelt und bestimmte Schadens-Häufungen sind erkennbar - das ist eine gute Entscheidungsgrundlage, ob sich eine erneute Reparatur überhaupt noch lohnt", erklärt Müller.

Um die Entscheidung zu vereinfachen kann in COSware ein Angebot erstellt werden.

Entscheidet sich der Kunde für die Reparatur, wird aus dem Angebot ein Auftrag. Dieser wird - wie jeder andere Auftrag auch - in COSware angelegt und löst automatisch die Reservierung der dafür notwendigen Teile aus. k-tec bevorratet rund 7.000 Ersatzteile mit einem Lagerwert von etwa 500.000 EUR. Selten nachgefragte Artikel werden ohnehin nur bei Bedarf angeschafft.

"COSware hilft uns bei der ständigen Optimierung des Lagerbestands", berichtet Taube.

Mindestbestände werden dabei auf Basis der Nachfrageentwicklung beziehungsweise der Umschlagstatistik analysiert und gegebenenfalls neu definiert. Sobald der Mindestbestand  eines Artikel erreicht wird, erscheint dieser auf der täglich von COSware generierten Bestellvorschlagsliste, die vom Sachbearbeiter geprüft wird. Der gesamte Bestellvorgang wird bis zur Bezahlung in COSware verwaltet. Die Software ist über eine Schnittstelle direkt an das Warenwirtschaftssystem Navision angeschlossen.

 

Kaum homogene Flotten

Dank der exakten Bestandsführung greifen die Mitarbeiter im Lager nie ins Leere, wenn sie für die Mechaniker die Ersatzteile kommissionieren. Dafür setzt k-tec spezielle Handterminals mit einer COSware-Emulation ein. Nach dem Scannen des Werkstattauftrags erscheinen auf dem Display die benötigten Artikel mit Lagerort und Menge. Am Regalfach muss dann der dort angebrachte Barcode gescannt und die entnommene Stückzahl bestätigt werden. Der aktuelle Bestand wird somit automatisch gebucht und der Monteur kann mit seiner Arbeit beginnen.

Bei k-tec gibt es jedoch kaum Standard-Aufträge, denn die Werkstatt konzentriert sich auf Spezialitäten wie Saugwagen, Kehrmaschinen, Behälter oder Müll- und Winterdienstfahrzeuge. "Da ist auch innerhalb einer Flotte jedes einzelne Fahrzeug individuell und verschieden", erklärt Müller. Schließlich sind die Reinigungs- und Entsorgungsfahrzeuge sehr teuer in der Anschaffung, werden sehr lange genutzt und nur einzeln ausgetauscht. Homogene Flotten findet man daher kaum. Umso wichtiger sind hier die umfangreichen Stammdaten und die Lebens-Akte von COSware, mit der sich der Werkstatt-Meister fallweise einen schnellen Überblick verschaffen kann.

Der nächste Verbesserungs-Schritt ist hier übrigens schon geplant: k-tec will auch die seltenen Fahrzeugtypen mit ihrem Wartungs- und Reparaturaufwand exakt erfassen und in COSware hinterlegen. Auf dieser Basis können die Auftrage künftig noch schneller angelegt und abgerechnet werden. Das Potenzial von COSware ist hier noch lange nicht erschöpft.

 

 

Hintergrund: k-tec Kraftfahrzeugtechnik GmbH

k-tec hat sich als freie Werkstatt auf Reparatur, Wartung und Fuhrparkmanagement von Nutz- und Spezialfahrzeugen im Entsorgungsbereich spezialisiert. Am Firmensitz in Bremen betreibt k-tec auf 3.400 Quadratmetern eine Werkstatt mit Büro- und Lagerflächen. Die Ausrüstung reicht von stationären und mobilen LKW-Hebebühnen über einen Bremsenprüfstand bis hin zur modernsten Diagnosetechnik, einem leistungsfähigen Stahlbau, einer Lackiererei und einer LKW-Waschanlage. Das Unternehmen ist Vertragswerkstatt für Faun, Zöller, Müller-Umwelttechnik, Wabco und Kraker.

k-tec beschäftigt über 70 Mitarbeiter und ist Teil der Nehlsen-Gruppe. Die Nehlsen GmbH & Co. KG ist ein im Jahr 1923 gegründetes Familienunternehmen in der dritten Generation. Seit 1928 ist Nehlsen vor allem in den Geschäftsfeldern Entsorgung und Reinigung aktiv. An 60 Standorten arbeiten mittlerweile mehr als 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter national und international in Europa und Afrika. Als Top-Ten-Unternehmen der Entsorgungsbranche liegt der Fokus auf der Weiterentwicklung von Entsorgungskonzepten und Recyclingmethoden.

 

 

 

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