Tourenplanung - Prozesse optimieren und Kosten senken   11.05.2010

Fresh Logistics-Chef Marco Mertz will sich zur Not entbehrlich machen – Software macht es möglich

Fresh Logistics SystemDie bestmögliche Qualität der im Unternehmen verfügbaren Informationen ist für die Fresh Logistics System Mertz GmbH einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg. Dahinter steht ein modular aufgebautes Softwaresystem der COS GmbH.

Es gibt nur sehr wenige Spediteure, die den digitalen Tachographen auch als Chance begreifen – Marco Mertz ist einer von ihnen. Der Chef der Fresh Logistics System Mertz GmbH (s. Kasten) kann der neuen Art der Lenk- und Ruhezeiten-Überwachung auch positive Seiten abgewinnen.

„Disponieren ist wieder etwas für echte Profis“, bekennt der Unternehmer, der im Falle von Urlaubs- oder Krankheitstagen gerne mal in das operative Tagesgeschäft eingreift.

„Außerdem liefert der digitale Tacho wertvolle Daten, die wir für unser Tagesgeschäft nutzen können.“

Auch sonst überrascht der innovative Unternehmer mit ungewöhnlichen Aussagen und Visionen.„Das Geschäft muss unabhängig vom eigenen Wissen funktionieren“, fordert er. Dafür müssten „sämtliche Informationen und die im Unternehmen vorhandene Intelligenz in einer Datenbank abgelegt werden, auf die jeder Mitarbeiter zugreifen kann“.

Das erfordert selbstbewusste Kollegen, die nicht durch „Herrschaftswissen“, sondern durch ihr Können überzeugen wollen. Mertz nennt dieses Vorgehen das „Michael-Schumacher-Prinzip“. Schließlich sei der Kerpener Rennfahrer auch deshalb so erfolgreich gewesen, weil er sein Wissen stets an sein Team weitergegeben habe.

In technologischer Hinsicht braucht diese Vision ein geeignetes Softwaresystem mit entsprechenden Datenstrukturen. Eine Anforderung, die weit über herkömmliche Speditionsprogramme hinausgeht. Mertz

hat es in Form der „COSware“ gefunden. Das modular aufgebaute Programmpaket der in Oberkirch beheimateten COS GmbH generiert und steuert sämtliche Speditionsaufträge, unterstützt die Disposition sowie die abschließende Abrechnung und verwaltet den gesamten Fuhrpark mit rund 50 eigenen Zugmaschinen.

Schon bei der Stammdatenverwaltung berücksichtigt das System, dass sich die verschiedenen Objekte erheblich voneinander unterscheiden. Zum Beispiel benötigt ein Fahrzeug ein anderes und umfangreicheres Stammdatenmodell als ein Container. Daher wurden in COSware verschiedene Objektarten definiert, die den Anwender bei der Anlage und Verwaltung der Objekte unterstützen. Dies ist zugleich die wesentliche Voraussetzung für eine effiziente Kostenrechnung.

„Ein weiterer Vorteil der Software ist das Management sämtlicher Versicherungen. Mit dem entsprechenden Modul werden alle Daten der Versicherungsagenturen und die einzelnen Verträge verwaltet. Diese Daten bilden die Grundlage für alle weiteren Verfahrensschritte zur Überwachung der Prämienzahlungen und zur Optimierung der Verträge. COSware unterstützt die Mitarbeiter bei der Aufnahme und Weiterleitung von Daten“, so Mertz.

Neben direkten Kosten wie Reparatur- und Abschleppkosten oder höheren Prämien in Haftpflicht und Kasko sind vor allem indirekte Kosten betroffen. Als Beispiele nennt Mertz Ausfallzeiten des Fahrzeugs, Lohn- und Gehaltsfortzahlungen.

Ein weiteres Modul der Softwarelösung bearbeitet und verfolgt die laufenden Angebote. Die Wiedervorlage-Termine für die Angebote können direkt in Outlook übertragen werden und der komplette „Lebenslauf“ eines Angebotes wird chronologisch registriert. Bei einem Auftrag werden auf dieser Basis die entsprechenden Konditionen angelegt. Entscheidend war für Mertz, dass die Software bereits

in dem Moment der telefonischen Kundenanfrage darüber informiert, welche Kosten bei dem gerade angefragten Transport entstehen. Ermöglichst wird dies durch die integrierte Objektkostenrechnung.

„Durch die Vergabe der Kostenarten für Steuer, Versicherung oder Leasing sowie das Registrieren der Reparaturen und Betankungen erhalten wir jederzeit einen genauen Überblick über die aufgetretenen Kosten“, erläutert Mertz.

COSware verwaltet dabei nicht nur die Betriebstankstellen in Bezug auf aktuelle Bestände und Kartenmanagement, sondern importiert auch die Betankungen und Ölverbräuche aus den Datei-Schnittstellen der Tankanlagen sowie den Abrechnungsdaten der Mineralölgesellschaften. Über die Kraftstoff–Verbrauchslisten hat Mertz stets den Überblick über die aktuellen Verbräuche der Fahrzeuge. Die Betankungen werden dabei an die einzelnen Firmen und Kunden abgerechnet. Umfassende Reports und Analysen informieren darüber hinaus über alle wesentlichen Kennzahlen.

In der Praxis bedeutet dies, dass „meine Mitarbeiter sofort erkennen, welchen Mindestpreis sie für eine bestimmte Relation verlangen müssen“, erklärt Mertz. Kommt das Geschäft zustande, werden die Daten des Auftrages wie Be- und Entladestelle, Termine, Anweisungen, Ladegut, Gewichte erfasst. Die Aufträge können dabei um Prozesse wie zum Beispiel Aufsatteln, Beladen, Fahren, Deponieren ergänzt werden. Die so generierten Aufträge werden im Terminplan angezeigt und den Aufliegern, Fahrzeugen und Fahrern per „drag and drop“ zugewiesen.

Nach der Disposition können die benötigten Unterlagen, wie zum Beispiel die interne oder externe Beauftragung an Subunternehmer auf Drucker, Faxgeräte oder E-Mail ausgegeben werden. An dieser Stelle werden die Daten auch in die Schnittstellen zu den Bordrechnern übertragen. Durch die integrierte Telematiklösung ist Fresh Logistics immer in der Lage, Kunden über jede Sendung Auskunft zu geben.

„Zudem können wir im Zweifel immer belegen, dass wir alles getan haben, um die Ware pünktlich ans Ziel zu bringen – wir haben eine lückenlose Beweiskette“, betont Mertz.

Dabei helfen ihm nicht zuletzt auch die Daten des digitalen Tachografen, die durch GPS-Positionsdaten ergänzt werden. Mit diesen Konstellationen dokumentiert Mertz nicht nur ausgedehnte Wartezeiten an der Rampe, sondern er kann seine Fahrzeuge auch rechtzeitig beim Kunden avisieren. Sobald das System die Daten des ausgeführten Transports zurückmeldet, wird er einzeln oder in einer Sammelrechnung abgerechnet. Die Software führt somit zu einem hohen Automatisierungsgrad und großer Transparenz. Dadurch stieg bei Fresh Logistics aber nicht nur die Qualität, wie Mertz betont. „Vor allem kann sich die geistige Kapazität unserer Mitarbeiter wieder voll im Tagesgeschäft entfalten.“

 

Pressekontakt:
Marcus Walter / KfdM - Kommunikation für den Mittelstand
Sudetenweg 12, 85375 Neufahrn, Tel. 08165 / 999 38 43



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