Mobiles Schadenmanagement bei SWT Parken GmbH    11.12.14

SWT Parken GmbH verwaltet Parkhäuser und Tiefgaragen mit COSware

Mit Hilfe von COSware und mobilen Datenterminals wurde die Verwaltung von sieben Parkhäusern und Tiefgaragen deutlich vereinfacht. Neben dem Zeitgewinn profitiert die Betreibergesellschaft von einer hohen Transparenz sämtlicher Prozesse.

Unsere Lösung für SWT Parken im Überblick:

Schadenmanagement und Instandhaltungsmanagement, Objektverwaltung, PDA mit integrierter Kamera, Barcodescanner und Mobilfunkmodul, mobile Datenbank und mobile Auftragserstellung durch Scannen des an den Objekten angebrachten Barcodes, aktueller Überblick über alle Mängel, vereinfachte Auftragsplanung, transparente Prozesse, …

 

Dieses eine Mal kam das Graffito wie gerufen. Das vermeintliche Kunstwerk an der Außenwand des City-Parkhauses in Trier diente zur Demonstration der neuen Soft- und Hardwarelösung, mit der die SWT Parken GmbH seit Anfang 2012 die sieben Parkhäuser und Tiefgaragen verwaltet. Das von der COS GmbH entwickelte IT-System (siehe Zusammenstellung Funktionsumfang) vereinfacht unter anderem die Schadenserfassung im Rahmen der regelmäßigen Sichtkontrollen.

SWT Parken GmbH verwaltet Parkhäuser und Tiefgaragen mit COSware

Per Knopfdruck in die Zentrale

Sobald ein Fehler/Schaden entdeckt wird, kann dieser Sachverhalt jetzt schnell und vor Ort von einem der vier Servicetechniker via mobilem Datenterminal aufgenommen werden. Jeder Service-Mitarbeiter der SWT Parken GmbH hat deshalb ein PDA mit integrierter Kamera, Barcodescanner und Mobilfunkmodul. Zudem ist das Gerät mit COSware - der Software von COS – und einer mobilen Datenbank ausgestattet.

„Bei einer Schadensmeldung führt ein klar verständliches Menü durch den gesamten Prozess“, erklärt Christoph Lehnert, der den Service- und Wartungsbereich der SWT Parken GmbH verantwortet.

Dabei wird der genaue Schadensstandort eingegeben, der Schaden beschrieben und bei Bedarf mit Fotos verbunden. Anschließend wird der gesamte Datensatz an die zentrale Datenbank gesendet und steht dort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. COSware unterstützt auch eine direkte Auftragserstellung vor Ort durch Scannen des an den Objekten angebrachten Barcodes. 

 

Alle Mängel auf einen Blick

Apropos: Neben den mobilen Service-Mitarbeitern arbeiten im Büro ein weiterer Kollege mit COSware. Dieser hat jetzt immer einen aktuellen Überblick über den Zustand sämtlicher Anlagen. Außerdem werden die tatsächlichen Arbeitszeiten der Service-Mitarbeiter und das verwendete Material automatisch der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet und an das ERP-System übertragen.

„Das musste zuvor jeden Tag manuell gebucht werden, was sehr zeitaufwändig war“, erinnert sich Lehnert.

Kann der erfasste Mangel vor Ort nicht sofort beseitigt werden, erscheint dieser bei der nächsten Auftragserstellung. Dadurch kann im Büro eine Auftragsplanung erfolgen und auch ein mit Barcode ausgestatteter Auftrag für die Servicemittarbeiter erstellt werden. Optional dazu kann auf dem PDA die Mangelübersichtsmaske aufgerufen werden, mit der sich der Anwender ein Bild über die aktuell im System vorhandenen Mängel machen kann. Über einige Filterkriterien wie Objektnummer, Plandatum oder Priorität erfolgt zum Beispiel eine gezielte Suche nach den Mängeln eines bestimmten Objekts in Verbindung mit der Priorität „hoch“.

 

Vordefinierte Standardaufträge in der Office-Software

In den Detaildaten eines Mangels kann der Mitarbeiter im Office weitergehende Infos abrufen, die im Laufe der Mangelgeschichte erfasst wurden. Außerdem hat er hier die Möglichkeit, den Mangel als erledigt zu markieren. Dies kann auf zwei verschiedene Arten geschehen: Ist das Beheben des Mangels so schnell möglich, dass sich keine Bearbeitung über einen Auftrag lohnt, wird dieser direkt als „erledigt“ gekennzeichnet. In allen anderen Fällen wird der Mangel per Tastendruck in einen Auftrag überführt.

Sofern der Mangel nicht sofort behoben werden kann, wird der Auftrag zusammen mit anderen anstehenden Arbeiten einem Servicetechniker zugeteilt.

„Die Disposition erfolgt im Büro an einem PC, der mit COSware ausgerüstet ist“, erklärt Lehnert.

Die so erstellten Tagespläne werden heute mit Barcode versehen ausgedruckt. Eine zukünftige Option besteht darin, die Aufträge auf die mobilen Terminals zu übertragen und Schritt für Schritt ohne Auftragspapiere abzuarbeiten.

Die üblichen Wartungs- und Reparaturarbeiten werden an den Abfertigungs-, Betriebs- und Gebäudeanlagen durchgeführt. Für jedes Objekt gibt es verschiedene vordefinierte Standardvorgänge, deren Bezeichnung in Klarschrift und Barcode am jeweiligen Einsatzort angebracht sind. Hinter den Abdeckungen der Kassenautomaten hängt zum Beispiel ein DIN-A4 Blatt mit dem Barcode für das Objekt und die für das Objekt passenden Arbeitsvorgängen. Vor Beginn der Wartung werden der Barcode des Objektes und der durchzuführende Arbeitsvorgang mit dem mobilen Gerät gescannt.

 

Die Integration in die Materialwirtschaft

Verwendete Materialien können entweder aus dem Servicefahrzeug oder aus dem Lager entnommen werden. Die Materialien werden dazu mit dem PDA gescannt und vorgangsbezogen zugewiesen. Die Kontierung der Materialverwendung erfolgt automatisch. Alle Daten werden an das ERP-System zur Abwicklung der Materialwirtschaft (Bestellprozess, Lagerhaltung etc.) weitergegeben.

 

Viel mehr als nur Betrieb

Sobald der Auftrag erledigt ist, wird dies ebenfalls am PDA dokumentiert. „Auf diese Weise liegen uns die exakten Arbeitszeiten pro Auftrag vor“, sagt Lehnert. Diese gewonnene Transparenz sei für ihn einer der wichtigsten Vorteile, die COSware bietet. „Wir können jetzt zu jeder Zeit darstellen, wie viel Arbeitszeit pro Arbeitsgang notwendig ist“. Im Gegensatz zu üblichen Parkhausbetreibern hat die SWT Parken GmbH die Parkhäuser und Tiefgaragen mit Dach und Fach gepachtet und nicht nur gemietet. „Dadurch übernehmen wir eine große Verantwortung für die Immobilie und müssen uns nicht nur um den Betrieb, sondern auch um sämtliche Reparaturen an Dach und Fach kümmern“, erklärt Lehnert. 

Die neue Kostentransparenz weist jetzt erstmalig die Leistung des gesamten Teams verursachungsgerecht aus. Nicht zuletzt deshalb haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die COS-Lösung besser akzeptiert, zumal sie sich an der Entwicklung der Menüführung beteiligen konnten.

„Darüber hinaus war und ist die Zusammenarbeit mit COS sehr angenehm und professionell“, bestätigt Lehnert.

 

 

Funktionsumfang COSware Mobile Solution

Das COSware-System kann für den Anwender individuell zugeschnitten werden und unterstützt vielerlei Funktionen: Beispiele sind:

  • Inventarisierung und Bestandsaufnahme
  • Geocodierung und Stationierung (z.B. GPS)
  • Aufzeichnung von Verbrauchsdaten und Zählerständen
  • Fristenplanung und Mängelmanagement
  • Auftragsbearbeitung und Auftragsergänzung
  • Materialentnahme und Materialwirtschaft
  • Rückmeldung und Zeiterfassung 
  • Kundenunterschrift und Auftragsabrechnung

Der Datenaustausch zwischen den Mobilgeräten und dem zentralen Server ist mit allen technischen Verfahren (WLAN, GPRS/UMTS, LTE, oder Dockingstation) möglich. 

 

 

Hintergrund: SWT Parken GmbH

Die SWT Parken GmbH betreiben in Trier sieben Parkhäuser und Tiefgaragen einschließlich Dach und Fach mit insgesamt 3.200 Parkplätzen, 28 Kassenautomaten sowie 14 Ein- und 15 Ausfahrten. Das Angebot der hundertprozentigen Tochter der Stadtwerke Trier (SWT) wird jährlich von 1,6 Millionen Kurzzeitparker und ca. 700 Dauerparker genutzt.

Alle Parkangebote liegen zentral in der City von Trier und bieten einen schnellen Zugang zu den Einkaufsstraßen und Sehenswürdigkeiten. Die Parkhäuser sind an ein Parkleitsystem angeschlossen und die intelligente Einzelplatzerfassung im Parkhaus leitet Autofahrer direkt zu den freien Parkplätzen.

Neben moderner Technik legt die SWT Parken GmbH großen Wert auf das äußere Erscheinungsbild der Gebäude, die ständig modernisiert werden. Zum Service gehören eine kostenlose WC-Benutzung und eine exklusive Premium-Parkkarte, die ein bargeldloses Bezahlen ermöglicht. Hierzu kann die Premium-Parkkarte am Kassenautomaten mit beliebigen Geldbeträgen aufgeladen werden. Zehn Prozent des eingezahlten Betrages vergütet die SWT Parken GmbH als zusätzlichen Kredit. Bei Fragen und Problemen sind die Service-Mitarbeiter des Unternehmens rund um die Uhr erreichbar. Infos unter www.swt.de.

 

KfdM – Kommunikation für den Mittelstand
Marcus Walter
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Tel.: +49 8165 999 38 43
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