Instandhaltung für Schienenfahrzeuge: Die gläserne Werkstatt    

Sprung in Richtung Zukunft: COSware erfolgreich bei HZL und SWEG im Einsatz

Die Hohenzollerische Landesbahn AG HzL hat gemeinsam mit der Südwestdeutschen Verkehrs AG SWEG die Instandhaltung ihrer Schienenfahrzeuge neu organisiert. Optimiert wurde nicht nur die Objektverwaltung, sondern auch die Ersatzteilbeschaffung sowie die Materialverfügbarkeit. Dahinter steckt ein Software-System von COS.

Unsere Lösung für HZL und SWEG im Überblick:

Mobile Instandhaltung, Barcodeanbindung, Objektverwaltung und Ersatzteilbeschaffung, Materialverfügbarkeit für 5.000 Ersatzteile in unterschiedlichen Mengen, Transparenz in allen Lagerstandorten, Optimierung der Arbeitsabläufe in allen sechs Werkstätten, papierlose Dokumentation der Vorgänge, digitaler Zugriff auf die gesamte Datenbank mit z.B. Wartungsplänen und Informationen zur Befundung aller Objekte und deren Baugruppen, Erfüllung gesetzlicher Vorschriften, auf Knopfdruck umfassende Auswertungen und Informationen, Einsparung von Werkstattstandzeiten, optimale Wertschöpfung der einzelnen Komponenten, elektronische Lebensakte, schlanke Arbeitsprozesse, selbst lernende Programme, integrierte Garantie- und Kulanzerkennung, Life-Cycle-Cost-Bewertung, automatisierte Buchungsvorgänge, Anbindung an Finanz- und Lohnbuchhaltung...


HzL LokDas Bestellen von Ersatzteilen oder das Vorbereiten von Buchungssätzen gehört nicht gerade zu den typischen Tätigkeiten eines gewerblichen Werkstattmitarbeiters. Das galt bis vor einem Jahr auch noch für die Eisenbahn-Betriebswerkstätte Gammertingen. Der Standort am südlichen Rande der Schwäbischen Alb ist der technische Betriebsmittelpunkt des Eisenbahnnetzes der Hohenzollerischen Landesbahn AG HzL.

Die Instandhaltung des vielseitigen Fuhrparks forderte in Gammertingen schon immer flexibles Denken und Handeln. Allein die HzL betreibt 53 Triebwagen, davon 46 Regio-Shuttles RS1, drei Beiwagen und neun Lokomotiven der Hersteller Gmeinder, MaK und Krauss-Maffei. Hinzu kommt ein großer Teil der Schienenfahrzeuge aus dem Bestand der Südwestdeutschen Verkehrs AG SWEG, mit der die HzL eng kooperiert. Die SWEG verfügt über 43 Regio-Shuttles RS1, 12 Trieb- und Steuerwagen vom Typ NE81, sechs weitere von MAN, vier Diesel-Lokomotiven für den Güterverkehr sowie ein historischer Dampfzug.

Um lange Standzeiten bei Service- und Reparaturarbeiten zu vermeiden, müssen über 5.000 Ersatzteile in unterschiedlichen Mengen bevorratet werden – ein gewaltiger Kostenfaktor.

Dies war einer der Gründe für die HZL, gemeinsam mit der SWEG und mit Hilfe eines neuen Software-Systems die Arbeitsabläufe in den insgesamt sechs Werkstätten zu optimieren. Als größter Service-Stützpunkt sollte Gammertingen dabei die Pilot-Rolle übernehmen, andere Standorte sollen folgen.

Geleitet wird das im April 2005 gestartete Großprojekt durch Harald Just, Fachbereichsleiter Elektrotechnik der SWEG.

"Die Aufgabe und die gesetzten Ziele waren sehr vielschichtig“, erinnert sich Just. „Wir wollten unter anderem unser gesamtes Lager mit verschiedenen Standorten transparent machen, die Materialverfügbarkeit maximieren und den Einkauf der Ersatzteile optimieren. Außerdem war es unser Ziel, die Verwaltung und Wartung aller Fahrzeuge zu vereinfachen."

Die Softwarelösung „COSware“ war für die genannten Aufgaben das geeignete Werkzeug.

Mitarbeiter der Hzl bei der Erstellung eines GarantieantragsDie geballte Technik forderte vor allem von den Monteuren in Gammertingen ein konsequentes Umdenken. Schließlich setzt eine lückenlose digitale Dokumentation aller Vorgänge eine saubere Erfassung voraus.

Um dafür die Basis zu schaffen, musste Just alle Tätigkeiten strukturieren, die erforderlichen Daten sammeln und in der Datenbank zur Verfügung stellen. Dazu gehören unter anderem die Wartungspläne der eingesetzten Fahrzeuge. Über eine Schnittstelle konnten die Herstellerdaten für Arbeitstexte, Arbeitswerte, Ersatzteile und Dokumentationen zentral in die COS-Software eingelesen werden. Die Daten stehen dadurch allen beteiligten Mandanten und Werkstätten zur Verfügung.

Durch die so hinterlegten Messwerte und Dokumente zu den einzelnen Arbeitsvorgängen werden nicht nur die gesetzlichen Vorschriften erfüllt. Die Mitarbeiter erhalten auf diese Weise auch die notwendigen Informationen zur Befundung der Objekte und deren Baugruppen. Damit können schnell Aussagen zu Nutzungsreserven und Restlaufzeiten getroffen werden.

"Ein weiteres Ziel ist es, die Laufgrenzwerte der Komponenten besser auszuschöpfen und Werkstattstandzeiten einzusparen", so Just.

Speziell bei Schienenfahrzeugen ist die Objektverwaltung jedoch eine besondere Herausforderung. Jedes Fahrzeug ist in seiner technischen Beschaffenheit quasi ein Einzelstück. Darüber hinaus ändert es sich im Laufe seines „Lebens“ durch Austauschteile wie Getriebe oder Motoren ständig. Jedes Objekt erhält so eine eigene Historie, die früher vor jeder Reparatur mühsam erarbeitet werden musste. „Wenn ich wissen wollte, wann an dem betreffenden Fahrzeug eine bestimmte Arbeit zuletzt durchgeführt wurde, musste ich Akten wälzen“, bekräftigt Just. Diese Information ist jedoch Grundlage für alle anstehenden Wartungsaufgaben.

Die neue Lösung kann zu jedem Fahrzeug eine „elektronische Akte“ führen, die von jedem Mitarbeiter nach einem strengen Berechtigungs-Konzept bearbeitet werden kann. Jede durchgeführte Wartung und jedes eingebaute Ersatzteil wird darin automatisch vermerkt – vereint mit Datum und dem Namen des ausführenden Monteurs. Aber nicht nur das: Das Pflichtenheft sah vor, dass von der Software für alle verrichteten Arbeiten komplette Kontierungen erstellt und an das Finanzbuchhatungs-System übergeben werden. Weiterer wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Optimierung der Lagerhaltung.

„Wir hatten früher nicht immer den ausreichenden Überblick über alle gelagerten Ersatzteile an allen Standorten. Da würde viel telefoniert, herausgesucht und unter Kollegen ausgetauscht – ein zeitaufwändiger Prozess, der nicht immer zum Erfolg führte“, beschreibt Just. Ein ergänzendes Ziel war deshalb, die Lagerbestände zentral zu führen und allen betroffenen Mitarbeitern an jedem Standort zugänglich zu machen. Verbunden mit einer genauen Überwachung von Mindestbeständen wird so die Beschaffungsmenge optimiert – und damit ein wesentlicher Kostenfaktor.

"Durch die mit dem neuen System gewonnenen Erfahrungswerte können wir demnächst Schnell und Langsamdreher objektiv voneinander unterscheiden und unser Bestellverhalten darauf einrichten", so Just.

Für eine umfassende Auswertung müssen jedoch erst noch die übrigen Standorte angeschlossen werden. Die Abbildung der Unternehmensstruktur erfolgt in einer Oracle-Datenbank, die zwei oder mehr Mandanten und beliebig viele Werkstatt- und Betriebsstandorte zulässt. Der Zugriff auf die Daten wird über das Berechtigungskonzept gesteuert.

"Dadurch ist es wesentlich einfacher, zentrale Anweisungen und Empfehlungen durchzusetzen", erläutert Just und ergänzt: "Zum Beispiel können wir hinterlegen, dass für bestimmte Fahrzeugtypen ab sofort nur noch ein spezieller Lichtmaschinenregler verwendet werden darf."

Das Programm ermöglicht zudem die Umbeheimatung von Fahrzeugen, den Komponententausch, gemeinsame Stammdaten zur Vergleichbarkeit der Ergebnisse und eine mandantenbezogene Kontierung der Vorgänge. Spezielle Daten können nach Belieben entweder nur standortbezogen oder für alle Standorte gleichermaßen sichtbar gemacht werden. Standortbezogene Daten können dabei durch eine übergeordnete „Zentral-Ebene“ wiederum systemweit eingesehen und ausgewertet werden. Daten können ebenso in „lokal- und standortbezogen“ beziehungsweise „global oder zentral“ unterschieden werden, was durch den Administrator festgelegt werden kann. Eine Änderung wirkt sich dabei sofort auf alle neu erfassten Daten aus. Bereits bestehende Daten können per SQL an die neue Mandanten-Konfiguration angepasst werden.

Durch die Mandantenfähigkeit der COS-Lösung können in einer Datenbank über alle Standorte Auswertungen erstellt werden. Es gibt zudem keine doppelt vorhandenen Daten oder einen Austausch zwischen einzelnen Standorten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Software-Updates und Datensicherungen nur zentral an einem Ort vorgenommen werden müssen.

"Dadurch wird nicht nur der Wartungsaufwand minimiert, sondern auch die Hardwarekosten. Das COS-Konzept benötigt nur einen zentralen Datenbankserver mit einer zentralen Administration", betont Just.

Daran angeschlossen sind sehr einfache und preiswerte Terminals.

Die verwalteten Fahrzeuge werden durch das COSware-Modul „Objektverwaltung“ in Haupt- und Unterobjekte unterschieden. Ein Hauptobjekt ist zum Beispiel eine Lokomotive, während die zugehörigen Teile wie Motoren oder Umformer als Unterobjekt geführt werden.

"COSware gibt allen Mitarbeitern auf Wunsch sofort einen Überblick über den Status jedes einzelnen Objektes und jeder Komponente", berichtet Just.

Egal, ob eine Antriebswelle ein- oder ausgebaut, beziehungsweise ein Fahrzeug angemeldet oder stillgelegt ist – die neu geschaffene Datenbank kennt den aktuellen Zustand.

Die Anforderungen des Auftragswesens und der Reparaturverwaltung (Werkstattsteuerung) werden durch die Programm-Module der COSware-Auftragsabwicklung bereitgestellt. Beim Erstellen von Werkstattaufträgen legt die Software besonderen Wert auf schlanke Arbeitsprozesse und selbst lernende Funktionen.

Insbesondere die Auftragsschnellerfassung erlaubt die Bearbeitung und Überwachung der Aufträge mit einem Blick. So registriert COSware automatisch, welche Ersatzteile in welche Fahrzeuge passen und berechnet die Verwendungswahrscheinlichkeit für Ersatzteile und Arbeitsvorgänge. Dadurch können neue Werkstattaufträge sehr viel schneller und präziser angelegt und bearbeitet werden.

"Die umfangreiche Suche nach Arbeitsvorgängen und Ersatzteilen fällt dadurch weg", bestätigt Just.

Jeder so entstandene Werkstattauftrag verfügt automatisch über einen Barcode. Der betreffende Monteur muss diesen Barcode vor Arbeitsbeginn scannen und diese Information mit seinem persönlichen Barcode vereinen. So werden automatisch die Arbeitszeiten und Kosten pro Auftrag erfasst und im Nachhinein ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welchen Auftrag ausgeführt hat. Durch das Abscannen der Positionsnummer vom ausgedruckten Werkstattauftrag und das Scannen des Barcodes des Ersatzteils erfolgt zudem eine exakte und schnelle Zuweisung des Materials auf den Werkstattauftrag. Voraussetzung dafür war, dass in Gammertingen jeder Mitarbeiter Zugang zu einem Scanner erhält.

"Allein durch diesen Vorgang schlägt das System nun eine Brücke zwischen Werkstatt und kaufmännischer Verwaltung", schwärmt Just.

HzL Auftragserfassung per BarcodeJeder Mitarbeiter der Werkstatt leistet mit den Scan-Vorgängen einen Beitrag zum Vereinfachen der Abrechnung. Ermöglicht wird dies unter anderem durch ein Programm-Modul mit dem Namen „Mobile–Solution“. Dieser Baustein ist zugleich Voraussetzung für eine Reihe weiterer Funktionen: Beispiele sind die Materialabgabe im Lager, die Inventur oder die Mängelerfassung. All diese Tätigkeiten erfolgen in Gammertingen mit Hilfe mobiler Endgeräte wie Scannern von Datalogic oder Datenterminals von Psion Teklogix.

Ein weiterer Aspekt der COS-Lösung ist die integrierte Garantie- und Kulanzerkennung, mit der das Erstellen von Garantieanträgen wesentlich erleichtert wird. Die Arbeitsvorgänge und Schadcodes der Hersteller können einfach integriert und als Grundlage für die Garantieanträge verwendet werden. In der Praxis lässt sich damit - nach Aussagen des Software-Herstellers - die Anzahl der Garantieanträge um 100 bis 250 Prozent steigern. Die Folge sind wesentlich höhere Hersteller-Erstattungen und eine günstigere Verhandlungsposition.

COSware sammelt gleichzeitig alle Daten für eine Betrachtung der Life-Cycle-Costs (LCC). Die Anforderungen des Verbands Deutscher Verkehrsunternehmen VDV für LCC–Verträge, wie zum Beispiel die Verfügbarkeitsbetrachtung der Fahrzeuge zu den Ausfahrspitzen, werden ebenfalls abgedeckt. Selbst dann, wenn mit den Herstellern keine LCC–Verträge abgeschlossen wurden, hilft das Modul beim Erstellen einer eigenen Lebenszyklusbewertung, um die Herstellerzusagen zu prüfen. Auch für die Ersatzteil-Logistik verfügen HzL und SWEG nun über eine ausgeklügelte Lösung. Denn in COSware sind die Informationssysteme der Hersteller direkt angebunden. Dies erleichtert das Finden der richtigen Ersatzteile. Die Stammdaten, die aktuellen Preise und Rabattgruppen der Hersteller und Lieferanten werden per Schnittstelle direkt in das System importiert. Der kontierte Bestellprozess von Material kann somit auf wenige Minuten verkürzt werden. Einmal gefunden, wird das Ersatzteil mit dem Arbeitsvorgang und dem Objekt für die Zukunft verknüpft - eine erneute Suche beim nächsten Werkstattauftrag entfällt.

Bereits beim Erfassen einer technischen Störung zeigt der Bildschirm an, ob die wahrscheinlich benötigten Materialien verfügbar sind und wie viel Arbeitszeit voraussichtlich zur Instandsetzung benötigt wird. „Diese Information hilft uns bei der optimalen Abstimmung zwischen Betrieb und Werkstatt“, bestätigt Just. Apropos Abstimmung: Das neue Werkstatt-System beinhaltet auch eine Schnittstelle zu Finanz- und Lohnbuchhaltung. In COSware kann für alle Kontierungsfälle eine automatische Vorbelegung mit Hilfe einer Kontierungsmatrix erstellt werden. Dadurch lassen sich die Buchungsvorgänge automatisieren. In Gammertingen läuft die Lösung nach einer kurzen Einführungsphase seit Anfang 2006. Die nächsten Schritte stehen für Harald Just fest:

"Auf Basis der bisherigen positiven Erfahrungen werden auch die übrigen Werkstätten für Schienenfahrzeuge auf das neue System umgestellt."

Klar: Die völlige Transparenz entsteht erst dann, wenn alle Standorte integriert sind.

 

 

Pressekontakt:
Marcus Walter / KfdM - Kommunikation für den Mittelstand
Sudetenweg 12, 85375 Neufahrn, Tel. 08165 / 999 38 43

 

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