Fuhrpark-, Geräte- und Werkstattmanagement: Qualitäts- und Effizienzoffensive mit COSware    

Hamburg hat den Überblick

Die Feuerwehr Hamburg verfügt seit Juli 2010 über ein zentrales neues Fuhrpark-, Geräte- und Werkstattmanagementsystem von COS. Qualität und Effizienz sind dadurch erheblich gestiegen.

Unsere Lösung für die Feuerwehr Hamburg im Überblick:

Fuhrparkmanegement, Verwaltung aller Objekte, darunter alleine 400.000 Geräte, Werkstatt- und Instandhaltungsmanagement, Materialwirtschaft, Beschaffungsmanagement, Ersatzteilverwaltung, Lagerverwaltung, Schadenmanagement, Mangelmanagement, Auftragsabwicklung, Überwachung der Prüftermine, Standortverfolgung von Fahrzeugen und Geräten, Tankdatenverwaltung, mobile Inventarisierung und Instandhaltung, elektronische Lebensakte, Kontierung und Schnittstelle zum Finanzbuchhaltungssystem, Budgetverwaltung und Controlling, ...

Die Bandbreite der technischen Einrichtungen ist riesig: Sie reicht von der einfachen Schaufel über Sauerstoff-Flaschen, Motorkettensägen, Stromerzeugern bis hin zu diversen Rettungs- und Löschfahrzeugen mit umfangreichem Zubehör. Etwa 500 der 700 Fahrzeuge verfügen über einen eigenen Motor. Insgesamt sind rund 400.000 Geräte bei der Feuerwehr Hamburg mit den 18 angeschlossenen Feuer-, Rettungs-, Technik- und Umweltschutzwachen sowie den 87 Freiwilligen Feuerwehren im Einsatz und müssen sich immer in einwandfreiem Zustand befinden. Ein Großteil der Posten muss in genau festgelegten Abständen gewartet werden und benötigt Ersatz- und Verschleißteile, die zu jedem Zeitpunkt kurzfristig verfügbar sein müssen.

Für den reibungslosen Ablauf dieser Aufgabe gibt es in Hamburg ein „Instandhaltungssteuerung- und Materialbewirtschaftungs-System“, das in diesem Jahr auf eine völlig neue Basis gestellt wurde. Statt vieler Insellösungen suchte die Behörde nach einem zentralen System mit einer gemeinsamen Datenbank.

Feuerwehr HamburgMit der Umstellung verfolgte die zuständige Abteilung „Technik und Logistik“ eine ganze Reihe von Zielen.

„Wir wollten zum einen die Auftragsabwicklung und das Überwachen der Prüftermine vereinfachen“, erläutert Abteilungsleiter Paul Middendorf.

Der leitende Branddirektor wollte mit dem Projekt aber auch die Materialbereitstellung optimieren, die Standortverfolgung von Fahrzeugen und Geräten verbessern und Bestellungen sowie Auftragsvergabe vereinheitlichen und vereinfachen.

Weitere Ziele waren eine effizientere Lagerverwaltung, das Einführen einer Tankdatenverwaltung sowie das gezielte Verfolgen von Mängeln.

„Insgesamt wollten wir die Verwaltung vereinfachen und die Qualität beträchtlich erhöhen“, fasst Middendorf zusammen.

Zu seinem Verantwortungsbereich zählen unter anderem drei Kfz-Werkstätten, eine Geräte-Werkstatt, eine Funk- und Fernmeldewerkstatt sowie eine Werkstatt für Atemschutz und medizinische Geräte. Rund 90 der insgesamt 120 Mitarbeiter seiner Abteilung sind dort beschäftigt.

 

Elektronische Akten

Nach einem öffentlichen Ausschreibungsverfahren erhielt die COS GmbH aus Oberkirch den Zuschlag für das Projekt.

„Das Software- und Beratungshaus konnte uns mit dem COSware Werkstattsystem eine Lösung bieten, die fast ohne Anpassungsaufwand von uns genutzt werden kann“, sagt Dirk Hückmann, der seitens der Feuerwehr für das Projekt von anderen Aufgaben freigestellt wurde.

Grundlage der Software ist eine Oracle-Datenbank, mit der sämtliche Ersatzteile mit Lieferantendaten sowie die Wartungspläne mit dem zugehörigen Bedarf an Material und Zeit verwaltet wird.

Die verwalteten Geräte werden durch das COSware-Modul „Objektverwaltung“ in Haupt- und Unterobjekte unterschieden. Ein Hauptobjekt ist zum Beispiel ein Löschfahrzeug, während die zugehörigen Teile wie Drehleiter oder Getriebe als Unterobjekt geführt werden. In jedem Fall erhält ein Objekt einen Barcode, oder – falls möglich – einen Transponder zur eindeutigen und schnellen Identifizierung. COSware gibt entsprechenden Mitarbeitern auf Wunsch sofort einen Überblick über den Status jedes einzelnen Objektes und jeder Komponente. Egal, ob eine Antriebswelle ein- oder ausgebaut, beziehungsweise ein Fahrzeug angemeldet oder stillgelegt ist – die neu geschaffene Datenbank kennt den aktuellen Zustand.

Instandhaltung bei der Feuerwehr HamburgDie neue Lösung führt zu jedem Objekt eine „elektronische Akte“, die von jedem Mitarbeiter nach einem strengen Berechtigungs-Konzept bearbeitet werden kann. Jede durchgeführte Wartung, jedes an Bord befindliche Gerät und jedes eingebaute Ersatzteil wird darin automatisch vermerkt – vereint mit Datum und dem Namen des ausführenden Monteurs.

„Auf diese Weise können wir die prüfpflichtigen, nicht fest eingebauten Objekte wie zum Beispiel Atemschutzgeräte oder Motorkettensägen eindeutig nachverfolgen“, so Middendorf.

Aber nicht nur das: Die Software erstellt für alle verrichteten Arbeiten komplette Kontierungen und übergibt sie an das Finanzbuchhaltungs-System.

„Dadurch kann ich mir jederzeit einen Überblick über die Verwendung des Budgets erstellen lassen,“ so Middendorf.

Gleiches gilt für die Tankkosten, denn über den Tankkarten-Partner EuroShell erhält die Feuerwehr Hamburg sämtliche Informationen über den Kraftstoffverbrauch. Bei jedem Tankvorgang wird zudem der aktuelle Kilometerstand an COSware übertragen, so dass Verbrauchswerte und CO2-Emissionen jederzeit abgerufen werden können.

 

Mobile Erfassung

Kommt ein Fahrzeug oder ein wartungspflichtiges Gerät in eine der sechs Werkstätten, erstellt ein Mitarbeiter zunächst den Befund. Auf dieser Basis wird – unterstützt durch COSware – der Arbeitsvorgang festgelegt. Automatisch wird dabei eine Liste aller erforderlichen Ersatzteile erstellt und durch den Mitarbeiter bestätigt. Bei der Feuerwehr Hamburg kann dieser Vorgang sogar drahtlos  mit einem mobilen Erfassungsgerät durchgeführt werden. Im Hintergrund prüft das System, ob alle benötigten Ersatzteile verfügbar sind und spricht eine Empfehlung aus.

Ferner prüft eine Mitarbeitergruppe Einsatzgeräte vor Ort an den Standorten der Berufs- und Freiwilligen Feuerwehren. Dies geschieht drahtlos via UMTS mit Tablet-PC und RFID-Lesegeräten.

Auch in anderer Hinsicht unterstützt die Software die Arbeitsabläufe in der Werkstatt. So registriert COSware automatisch, welche Ersatzteile in welche Fahrzeuge passen und berechnet die Verwendungswahrscheinlichkeit für Ersatzteile und Arbeitsvorgänge. Dadurch können neue Werkstattaufträge sehr viel schneller und präziser angelegt und bearbeitet werden.

„Die langwierige Suche nach Arbeitsvorgängen und Ersatzteilen fällt dadurch weg“, bestätigt Middendorf.

 

Voraussichtliche Arbeitszeiten

Auch das Beschaffungswesen profitiert von der neuen Software. Mussten bislang alle Bedarfsanforderungen per Liste erfasst, Lieferanten zugeordnet und Preise im Einzelfall erfragt werden, so bündelt das COS-System nun automatisch die Materialanforderungen nach Kategorie und Lieferant. Das zentrale Beschaffungswesen erhält so einen erheblich besseren Überblick über die bereits gelieferte Menge und noch ausstehende Lieferungen. Das System unterstützt sogar die Bedarfsschätzungen für kommende Perioden – bei Preisverhandlungen mit Lieferanten ein zusätzlicher Vorteil.

Feuerwehr Hamburg ZentraleDer kontierte Bestellprozess von Material kann somit auf wenige Minuten verkürzt werden. Einmal gefunden, wird das Ersatzteil mit dem Arbeitsvorgang und dem Objekt für die Zukunft verknüpft - eine erneute Suche beim nächsten Werkstattauftrag entfällt.

Bereits beim Erfassen eines Auftrags zeigt der Bildschirm an, ob die wahrscheinlich benötigten Materialien verfügbar sind und wie viel Arbeitszeit voraussichtlich zur Instandsetzung benötigt wird. Um dafür die Basis zu schaffen, mussten alle Tätigkeiten und Informationen strukturiert und gesammelt werden. Dazu gehören unter anderem die Wartungspläne der eingesetzten Fahrzeuge.

Sämtliche Herstellerdaten für Arbeitstexte, Aufträge, Ersatzteile und Dokumentationen konnten dazu an COSware übergeben werden. Die Mitarbeiter erhalten auf diese Weise die notwendigen Informationen zur Befundung der Objekte und deren Baugruppen.

 

Warenkorb mit Bild

Ein ergänzendes Ziel der Feuerwehr Hamburg war, die Lagerbestände zentral zu führen.

„Mit dem neuen Werkstattprogramm entsteht direkt beim Einlagern auf Knopfdruck ein Etikett mit Material- und Lagernummer, Mindesthaltbarkeitsdatum sowie dem Lagerplatz“, so Dirk Röckendorf, Sachgebietsleiter Kfz- und Instandhaltungssteuerung.

Außerdem werden nun die Mindestbestände sowie Haltbarkeitsdaten genau beobachtet und die Beschaffungsmengen automatisch optimiert. Apropos: Angesichts der zum Teil sehr ähnlichen Teile werden die Mitarbeiter nun bei jeder Bestellung durch den elektronischen Warenkorb unterstützt, der die einzelnen Produkte abbildet. Dadurch wird auf einen Blick erkannt, welches Produkt zu welcher Bestellnummer gehört.

Im nächsten Schritt wollen Middendorf und sein Team auch die 18 Feuer-, Rettungs-, Technik- und Umweltschutzwachen an das Softwaresystem anschließen. „Dadurch werden wir die Arbeit der Schirmeister unterstützen“, so Röckendorf. Mit COSware können dann künftig auch die außerplanmäßigen Mängel gemeldet werden, für die heute noch ein Fax gesendet oder ein Telefonat geführt werden muss.

„Das entlastet nicht nur unsere Mitarbeiter, sondern führt auch zu einheitlichen Schadensmeldungen“, erklärt Hückmann.

 

 

Pressekontakt:
Marcus Walter / KfdM - Kommunikation für den Mittelstand
Sudetenweg 12, 85375 Neufahrn, Tel. 08165 / 999 38 43

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