Objektmanagement bei TALKE: Fast eine Standardlösung   23.02.15

Mehr als 3.000 Objekte werden mit COSware verwaltet.

Die TALKE-Gruppe steuert am Unternehmenssitz in Hürth mit COSware neben dem eigenen Containerterminal auch die Ersatzteilbeschaffung, Wartung und Reparatur von Fuhrpark, Gebäuden und Fremdfahrzeugen.

Unsere Lösung für die TALKE-Gruppe im Überblick:

Verwaltung von mehr als 3.000 Objekten, Fuhrparkmanagement, Instandhaltung und Werkstattverwaltung der monatlich rund 1.000 Werkstattaufträge, Materialwirtschaft und Ersatzteilbeschaffung und –verwaltung von über 6.000 verschiedenen Artikel, Personalverwaltung, Tanken und Verbrauch, sofortige Akzeptanz dank der leichten Erlernbarkeit und der guten Ergonomie, Durchführung von Inventuren, Betrieb und Abrechnung der Leistungen im Containerterminal, exakte Datenerfassung aller Prozesse, lückenlose Transparenz und verursachergerechte Abrechnung, …

 

Softwareanbieter mit drei Buchstaben: Viele Menschen denken bei dieser Definition wohl zuerst an SAP. Auch die TALKE-Gruppe zählt zu den Anwendern des Warenwirtschaftssystems, das mit diversen Programmerweiterungen in immer mehr Geschäftsbereiche vordringen will. Längst zählen auch die Werkstatt- und Fuhrparkverwaltung zum SAP-Portfolio, doch hier vertraut TALKE auf einen anderen Lieferanten mit drei Buchstaben: COS.

COSware Objekt-, Fuhrpark- und Instandhaltungsmanagement bei TALKE

Das inhabergeführte Software- und Beratungshaus COS GmbH hat sich mit seiner modular aufgebauten Lösung "COSware" unter anderem auf die Bereiche Objektverwaltung, Personal sowie Instandhaltung und Werkstatt spezialisiert. Die Lösung hat sich seit vielen Jahren etabliert und sorgte bei TALKE schon vor der SAP-Einführung für reibungslose Abläufe.

"Man merkt einfach, dass COS über sehr viel Erfahrung und tiefe Praxis-Kenntnisse verfügt, denn die Software entsprach zum Zeitpunkt der Einführung bereits im Standard allen unseren Anforderungen", sagt Hermann Dodt, der seitens TALKE die Software-Einführung begleitet hat.

 

Vollständige Historie

Bei TALKE arbeiten heute rund 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit COSware. Eingesetzt werden die Standardmodule für die Verwaltung von Gebäuden, Fuhrpark, Werkstatt, Ersatzteillager, Personal und Tankstellen. Hinzu kommt ein Modul für das Durchführen von Inventuren und ein von COS speziell für TALKE erstelltes Programm für Betrieb und Abrechnung der Leistungen im Containerterminal. Zu den weiteren Besonderheiten des Projekts zählt, dass TALKE die Bereiche Containerterminal, Werkstatt, Ersatzteillager und Tankstellen nicht nur für die eigenen Fahrzeuge und Behälter nutzt, sondern auch externen Kunden zur Verfügung stellt. Hier ermöglicht COSware eine scharfe Trennung der Kosten und Erlöse, indem jede Leistung exakt erfasst, bewertet und verursachergerecht abgerechnet wird.

Dabei fungieren die einzelnen Geschäftsbereiche von TALKE als Profit-Center. So ist zum Beispiel auch für die rund 1.500 zum Betrieb gehörigen Container Lagergeld fällig, wenn sie zwischenzeitlich einmal im firmeneigenen Containerterminal stehen. Vollkommen transparent sind auch die Gesamtkosten, die eine Zugmaschine im Laufe ihrer mehrjährigen Einsatzdauer im TALKE-Fuhrpark verursacht. In COSware entsteht für jedes verwaltete Objekt eine Historie mit allen Schäden, verbauten Ersatzteilen, Reparatur- und Betriebskosten. Die Treibstoffkosten liefert das Tankstellenmodul, das den Umsatz an der betriebseigenen Zapfsäule ebenso registriert wie den über Tankkarten abgerechneten Verbrauch.

 

Mehr als 3.000 Objekte

COS Werkstattsoftware bei TALKEEbenfalls erfasst sind alle gesetzlichen und technischen Prüftermine. Auf Knopfdruck liefert COSware jederzeit die entsprechenden Terminlisten aller erfassten Fahrzeuge und Container.

Die auf dieser Basis generierten Werkstattaufträge werden mit Hilfe von COSware disponiert und geplant. Dabei werden Prüftermine möglichst mit den ohnehin anstehenden Reparaturen kombiniert, um die Standzeiten zu minimieren.

 

Die Werkstattaufträge werden den 20 ebenfalls in COSware verwalteten Monteuren beziehungsweise Mechanikern zugewiesen. Diese erhalten zu Arbeitsbeginn ihre Aufträge in Form eines A4-Bogens mit aufgedrucktem Barcode.

COSware Ersatzteilmanagement bei TALKE

Im Werkstattbüro wurde hierfür ein stationärer Handscanner eingerichtet, mit dem zunächst die Personalnummer und dann der Auftrag erfasst wird. Eine weitere Scannung erfolgt nach getaner Arbeit, so dass COSware die verbrauchte Zeit, die durchgeführten Tätigkeiten sowie den Mitarbeiter kennt und abspeichert.

Gleiches gilt für die verwendeten Ersatzteile, von denen bei TALKE 6.000 verschiedene Artikel lagern. "Pro Jahr wird das Lager sechs mal gedreht, was einem Umsatz von mehreren Millionen Euro entspricht", stellt Detlev Lamm fest, der bei TALKE den Einkauf von Ersatz- und C-Teilen verantwortet. Circa 10 Prozent des Verbrauchs entfallen auf externe Kunden. Der größte Teil wird für die Fahrzeuge des in Hürth stationierten TALKE-Fuhrparks verwendet. Versorgt werden insgesamt rund 550 Lkw, darunter auch einige, die den integrierten Subunternehmern gehören. Hinzu kommen 80 Gabelstapler und diverse Maschinen und Gebäude. Insgesamt verwaltet TALKE mit COSware mehr als 3.000 Objekte.

 

Hohe Akzeptanz

Für jeden der monatlich rund 1.000 Werkstattaufträge löst COSware automatisch einen Auslagerungsauftrag für die jeweils benötigten Ersatzteile aus. Zu diesem Zweck sind in der zentralen Datenbank des Verwaltungssystems zu jedem Arbeitsschritt die notwendigen Artikelnummern und -mengen hinterlegt. Auch im Ersatzteillager stehen deshalb Handscanner bereit, mit denen der Lagerist bei der Entnahme die Bremsbeläge, Kupplungsscheiben oder Schrauben bucht und dabei mit dem entsprechenden Werkstattauftrag "verheiratet". Sobald der voreingestellte Mindestbestand eines Artikels erreicht wurde, wird die Einkaufabteilung automatisch informiert und kann die Nachschub-Bestellung auslösen. "Auch dieser Schritt wird von COSware unterstützt", erklärt Detlev Lamm.

Die einzelnen Standard-Module von COSware greifen bei TALKE reibungslos ineinander – und das von Anfang an. Das System wurde von den Mitarbeitern problemlos akzeptiert, was nicht zuletzt auch an der leichten Erlernbarkeit und der guten Ergonomie liegt.

"Wenn man ein Modul beherrscht, dann kennt man sich auch sehr schnell mit allen anderen Modulen aus. Der Aufbau und die Menüführung sind fast identisch", begründet Lamm.

 

Individuell angepasst

COSware Containerverwaltung bei TALKEDas gilt auch für das eigens für TALKE entwickelte Modul für die Containerverwaltung. "Hier waren wir erstmals an die Grenzen von COSware gestoßen und haben bei COS deshalb eine Individualprogrammierung in Auftrag gegeben." Hintergrund: Im Hürther Terminal stehen durchschnittlich 500 Container, für die ein monatliches Lagergeld und andere Servicegebühren abgerechnet werden.  Die von TALKE für den Transport eingesetzten Behälter werden hier unter anderem zwischengelagert oder bis zur Reinigung in der unternehmenseigenen Reinigungsanlage aufbewahrt. Der Portalkran nimmt täglich rund 100 Ein- und Auslagerungen vor. Abgerechnet wird die Nutzung des Terminals nach Gewicht und Inhalt der Container sowie nach Lagerdauer und den in COSware hinterlegten Kundenkonditionen.

"Das Erstellen der Software für die Verwaltung und Abrechnung unseres Containerdepots lief schnell und zuverlässig", erinnert sich Projektleiter Dodt, der auch mit den nachträglichen Anpassungen des Programms sehr zufrieden ist.

Nach einer Änderung des Moduls im Jahr 2014 erstellt die Software Rechnungen nun auch zu frei wählbaren Zeitpunkten für einzelne Kunden. Ohne diese zusätzliche Programmierung hätte TALKE in den letzten Jahren wohl kaum einen persönlichen  Kontakt zu den Mitarbeitern von COS gehabt.

"Die Software läuft absolut störungsfrei und wirft bei uns im Tagegeschäft einfach keine Fragen mehr auf", sagt Dodt.

 

Fazit:

Bei TALKE ist man auch nach 15 Einsatzjahren immer noch von der modular aufgebauten Lösung überzeugt. Somit wird es für den Logistikdienstleister noch auf lange Sicht zwei Softwareanbieter mit drei Buchstaben geben.

 

 

 

Hintergrund: Alfred TALKE Logistic Services

Die TALKE-Gruppe zählt zu den international führenden Logistikdienstleistern für die chemische und die petrochemische Industrie in Europa, den Golfstaaten, Indien und China. Kernkompetenzen des 1947 gegründeten Unternehmens sind der Transport und die Lagerung von chemischen Produkten, Flüssigchemikalien und Gefahrstoffen fast aller Klassen. Zudem bietet TALKE die Abfüllung, Lagerung und den Transport von trockenen und flüssigen Chemikalien und Polymer-Granulaten an. Darüber hinaus bietet der Logistikspezialist individuelle Kontraktlogistiklösungen, moderne Outsourcing-Konzepte sowie Planung und Projektmanagement für den Bau von Logistikanlagen.

Die TALKE-Gruppe ist mit mehr als 2.200 Mitarbeitern an 42 Standorten in Europa, dem Mittleren Osten, Indien und China aktiv. Für die zuverlässigen Transport- und Logistiklösungen stehen mehr als 2.300 Tank- und Silofahrzeuge und Container sowie umfangreiches Spezialequipment nach individuellen Kundenanforderungen zur Verfügung – sowohl für den Straßentransport als auch für den intermodalen Verkehr.

 

 

KfdM – Kommunikation für den Mittelstand
Marcus Walter
Sudetenweg 12
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Tel.: +49 8165 999 38 43
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