Flottenmanagement beim WDR: Entlarvte Ausreißer   

Der Fuhrpark des Westdeutschen Rundfunks WDR in Köln umfasst 250 Fahrzeuge. Die Bandbreite reicht vom Motorroller bis zum 40-Tonnen-Sattelzug. Software von COS sorgt für eine effiziente Verwaltung.

Unsere Lösung für den WDR im Überblick:

Fuhrparkmanagement und Objektverwaltung, Instandhaltungsmanagement und Disposition, hohe Auslastungsraten, Tanken und Verbrauch, flexibles Erfassen und Verwalten aller Spezialfahrzeuge, dezentrales Controlling aller Außenstellen von Moskau bis Washington, optimierte Schnittstellen, Fahrzeugkosten- und Leistungsabrechnung, exakte Analyse entlarvt „Ausreißer“,…

Joachim Köhler arbeitet seit fast 30 Jahren für den Westdeutschen Rundfunk. Der gelernte Werkzeugmacher und staatlich geprüfte Techniker hat bei dem Kölner Sender schon einige berufliche Veränderungen erlebt. Seit 2000 ist er für die Verwaltung des Fuhrparks mit rund 250 Lkw, Pkw, Traktoren und Motorrollern verantwortlich. 

WDR kfz Werkstatt mit COSwareBis auf den Dienstwagen der Intendantin Monika Piel sind alle Fahrzeuge eigenfinanziert. Leasing lohne sich für ein öffentlich rechtliches Unternehmen auch deshalb nicht, da in diesem Fall die Vorsteuer nicht abzugsfähig ist. 

Der Kauf ist aber auch unabhängig von der Vorsteuer die günstigere Beschaffungs-Alternative. Schließlich verbleiben die Pkw und Lkw mindestens zehn Jahre im Besitz des Unternehmens, das im Kölner Stadtteil Bocklemünd eine eigene Werkstatt mit angeschlossener Tankstelle betreibt.

Die Größe und die außerordentliche Vielseitigkeit des Fuhrparks erfordert jedoch eine effiziente Disposition, höchste Auslastungsraten sowie eine akribische Kostenkontrolle.

Für diesen Zweck setzt Köhler Software der COS GmbH aus Oberkirch ein. Das aus vielen einzelnen Modulen bestehende Programmpaket verwaltet Werkstatt, Tankstelle und sämtliche Fahrzeuge und wird ständig weiterentwickelt. Im Laufe der mittlerweile 20jährigen Zusammenarbeit zwischen WDR und COS kam schon manche Anregung für die Verbesserung einzelner Software-Bestandeile aus Köln.

COSware Tanken beim WDRDie einzelnen Module der Software übernehmen Funktionen wie die Objektverwaltung, die Kostenträger-Analyse sowie die Fahrzeugkosten- und Leistungsabrechnung. Weitere Teile dienen der Berechnung der Tankdaten oder der Werkstatt- beziehungsweise Auftragsverwaltung.

Die Objektverwaltung der Software ist derart flexibel, dass mit ihr sämtliche Fahrzeugarten erfasst werden können. Die Bandbreite beim WDR reicht vom überdachten Motoroller - Marke BMW C1 - über Traktoren zur Pflege der Außenanlagen und Mess-Fahrzeuge bis hin zum 40-Tonnen-Sattelzug.

Die COS-Lösung ist so angelegt, das sie jederzeit um weitere Funktionen erweitert werden kann. Im nächsten Schritt könnte zum Beispiel auch die gesamte Disposition der Fahrzeuge durch ein COS-Modul abgedeckt werden. Heute wird diese Aufgabe noch manuell erledigt. Davon betroffen sind 41 Fahrzeuge, die in Köln und der umliegenden Region eingesetzt werden.

"Damit verbunden sind rund 100 bis 120 Fahrzeuganforderungen pro Tag, die von zwei Kollegen disponiert werden", erklärt Köhler.

Ein Dispositions-System würde nach seiner Meinung noch erhebliche Einsparungen bringen, zumal „die Größe des Fuhrparks in Zukunft eher noch zunimmt“, schätzt Köhler. Der Bedarf der Mitarbeiter – meist TV- und Hörfunk-Redakteure sowie Kamera-Teams – ist an manchen Tagen so hoch, dass Köhler kurzfristig die eigenen Kapazitäten vergrößern muss. Für diesen Zweck hat der WDR einen Rahmenvertrag mit Europcar abgeschlossen. Der Vermieter liefert die benötigten Fahrzeuge auf Wunsch mit oder ohne Fahrer. Die steigende Nachfrage liege vor allem daran, dass immer mehr Mitarbeiter auf den gut gepflegten WDR-Fuhrpark zugreifen, statt ihre Privatfahrzeuge gegen Kostenerstattung für dienstliche Zwecke einzusetzen.

Die meisten der Fortbewegungs- und Transportmittel sind jedoch den insgesamt neun Außenstellen beziehungsweise Studios des WDR zugeordnet und werden dezentral eingeteilt. Unabhängig von ihrem Einsatzort – hier reicht das Spektrum von Amman über Moskau bis Washington – werden sämtliche Kosten in Köln erfasst und überwacht.

COSware Flottenmanagement beim WDR

Das COS-System liefert dabei alle Daten, die über eine Schnittstelle für verschiedenste Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.

Köhler hat sich bereits eine Vielzahl von Auswertungs-Makros erstellt, mit denen er auf Knopfdruck zum Beispiel die Laufleistungen pro Monat und Fahrzeug ermitteln kann. Auf diese Weise wird schnell erkennbar, welche Autos intensiv genutzt werden und welche weniger häufig unterwegs sind.

Oft spulen die in Köln beheimateten Fahrzeuge mehr Kilometer ab als die Pkw, die den Studios zugeordnet sind. Viele Fahrzeuge werden deshalb erst nach ihren ersten Jahren in der Zentrale den Außenstellen zugeteilt, um speziell die Laufleistung und Auslastung der neuen Wagen auf einem möglichst hohen Niveau zu halten.

Mit Hilfe der COS-Software hat Köhler auch die Kosten der rund 100 Spezialfahrzeuge im Griff, die zum Teil über sehr aufwändige und kostspielige Technik verfügen. Ein komplett ausgestatteter Übertragungswagen schlägt beispielsweise mit rund fünf Millionen Euro zu Buche. Eine exakte Auswertung aller Kennzahlen mit den genauen Kilometerkosten wird regelmäßig erstellt und entlarvt alle „Ausreißer“ auf einen Blick. Treten Probleme auf, nutzt Köhler den direkten Weg zu COS.

"Mittlerweile habe ich zu allen Kollegen in Oberkirch einen persönlichen Kontakt."

Zuletzt besuchte er das Softwarehaus im Mai für eine dreitägige Administratoren-Schulung – die nächste berufliche Veränderung hat sich damit für Köhler bereits angekündigt.

 

 

Hintergrund: WDR

Der Westdeutsche Rundfunk WDR ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts für das Land Nordrhein-Westfalen mit Sitz in Köln. Der WDR ist Mitglied der ARD und deren größte Sendeanstalt sowie einer der größten Sender Europas. Er entstand 1956 durch die Spaltung des NWDR in den NDR und den WDR. Die größten Produktionskapazitäten besitzt der WDR in Köln. Die verschiedenen Häuser und Anlagen des Senders sind auf die Innenstadt (Hörfunk und Fernsehen) und den Vorort Bocklemünd (Fernsehen) verteilt. Zusätzlich gibt es Regionalstudios, die lokale Programme für Fernsehen und Hörfunk produzieren und senden. Die bundespolitische Berichterstattung des WDR wird von seinem Hörfunkstudio in Berlin, einem WDR-Fernsehkorrespondenten für das 3. Fernsehprogramm und von der Fernsehgemeinschaftsredaktion des ARD-Hauptstadtstudios in Berlin wahrgenommen. Rund um den Globus stehen sieben ARD-Auslandsstudios unter der Regie des WDR. Die Korrespondentinnen und Korrespondenten in Amman, Brüssel, Moskau, New York, Nairobi, Paris und Washington haben eine Schlüsselrolle in der aktuellen Berichterstattung der ARD. Ein Reisekorrespondent im WDR-Büro Den Haag versorgt die ARD mit Radiobeiträgen über die Niederlande.

 

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