COSware bei RFG: Werkstatt mit tausend Ideen   04.05.17

Die RFG verwaltet in drei unterschiedlichen Werkstattbereichen jährlich mehr als 10.000 Aufträge mit COSware und erreicht damit völlige Transparenz bei Arbeitszeiten und Materialverbrauch.

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Die Bandbreite ist enorm: Ob Busse, Kommunal- und Rettungsfahrzeuge, Rettungsscheren und -westen, Notstromaggregate oder sogar Atemschutzmasken - die Werkstätten der RFG haben für alle Wartungs- und Reparaturarbeiten die passende Lösung. RFG steht für "Regensburger kommunaler Fahrzeugpark GmbH" und ist die Zentralwerkstatt der Regensburger Stadtwerke, die sämtliche Tochterunternehmen mit SAP als führendem Warenwirtschaftssystem verwalten.

Die für SAP verfügbaren Module zur Werkstatt- und Fuhrparkverwaltung stießen bei der RFG jedoch an ihre Grenzen. "Wir vermissten zum Beispiel das Führen von Fahrzeuglebensakten sowie ein durchgängiges Auftragsmanagement mit automatischer Arbeitszeitbuchung der Mechaniker", erinnert sich der stellvertretende Betriebsleiter Andreas Riebel. Vor diesem Hintergrund suchte der Ingenieur schon im Jahr 2007 eine spezialisierte und leicht anpassbare Werkstatt- und Fuhrparksoftware mit bewährter SAP-Schnittstelle.

 

COSware bei RFG: Werkstatt mit tausend Ideen

 

Steigende Kundenzufriedenheit

Aus einem Kreis von zwölf Anbietern konnte sich nach einigen Besuchen bei Referenzkunden die COS GmbH aus Oberkirch durchsetzen. Mit COSware bietet das mittelständische Unternehmen eine modular aufgebaute Lösung, die fast grenzenlos angepasst und erweitert werden kann. "Für COSware sprachen unter anderem die vorhandene SAP-Schnittstelle und unsere guten Erfahrungen aus einem früheren Projekt", erklärt Riebel. So setze die RFG bereits seit den 90er Jahren das COSware-Modul für die Tankdatenverwaltung ein.

Doch erst mit Einführung der Module für die Lager-, Fuhrpark- und Werkstattverwaltung kamen bei der RFG auch die Mechaniker mit Computern in Berührung. Die in der Werkstatt aufgestellten Terminals dienen in erster Linie zum Ein- und Ausbuchen der Aufträge durch den betreffenden Mitarbeiter. Bei Arbeitsbeginn werden Personal- und Auftragsnummer per Scanner und Barcodes miteinander "verheiratet". Die benötigten Ersatzteile werden automatisch dem Auftrag zugeordnet und als Lagerentnahme gebucht. Ist der Auftrag erledigt, erfolgt zum Abschluss ein weiterer Scan. "Dadurch haben wir die völlige Transparenz über Lagerbestände und Arbeitszeiten, die automatisch an SAP übergeben und minutengenau für jedes Fahrzeug berechnet werden", sagt Riebel. Durch das exakte Auflisten der Arbeitszeiten auf der Rechnung sei nicht zuletzt auch die Kundenzufriedenheit gestiegen.

 

Eigenverantwortlich arbeiten

COSware bei RFG: Werkstatt mit tausend IdeenUm die Systemeinführung so reibungslos wie möglich zu gestalten, stellte die RFG gleich zu Beginn des Projekts eine Software-Betreuerin ein: Diese Position konnte mit Sarah Hairston ideal besetzt werden.

"Frau Hairston hat unsere gewerblichen Mitarbeiter Schritt für Schritt an den Computer gewöhnt und deren Bedürfnisse und Ideen in konkrete Anforderungen an COS übersetzt", berichtet Riebel. Zwischen 2007 und 2013 wurden so mehr als 1.000 Verbesserungsvorschläge und Änderungswünsche dokumentiert, die in die Standartsoftware von COS eingeflossen sind. "Wir sind dabei nie an einen Punkt gestoßen, der mit COSware nicht umsetzbar gewesen wäre", erinnert sich Hairston.

 

COSware bei RFG: Werkstatt mit tausend IdeenZu den individuellen Softwareanpassungen gehört eine Funktion, mit der die Mechaniker an den Buchungs-Terminals gezielt Informationen abrufen können. "Das betrifft vor allem die Fahrzeuglebensakte, die über die bisherigen Veränderungen am Fahrzeug und das Alter einzelner Komponenten informiert", erklärt Riebel.

Auf diese Weise könne jeder Kollege ohne lästiges Nachfragen selbständig arbeiten und eigene Rückschlüsse auf den Wartungsbedarf ziehen. "Für uns war die Abfragefunktion an den Buchungs-Terminals sehr wichtig, denn unsere Mechaniker sind selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten gewohnt", betont Riebel.

 

Rendite verbessert

Dass die RFG ihre Prozesse besonders effizient und transparent verwaltet, hat sich bei den übrigen Tochterunternehmen der Stadtwerke Regensburg längst herumgesprochen. Seit 2016 betreut die RFG deshalb auch die komplette Lagerlogistik der Regensburger Telekommunikationsgesellschaft R-KOM, wodurch sich der Warenwert im Lager auf einen Schlag von 250.000 EUR auf rund 1 Mio. EUR vervierfacht hat. Die R-KOM ist seit 1997 der regionale Telekommunikationsanbieter für Ostbayern, der seinen Geschäfts- und Privatkunden Telefon- und Internetanschlüsse, Kabelfernsehen, Standortvernetzungen sowie ein eigenes Rechenzentrum bietet. "Die Integration von R-KOM als eigenständiger Mandant in COSware verlief problemlos, weil wir die SAP-Schnittstelle bereits im ersten Projektabschnitt an die Anforderungen der Stadtwerke angepasst hatten", bestätigt Riebel, dem die R-KOM ein lohnendes Zusatzgeschäft beschert hat.

Die Router und sonstigen elektronischen Geräte der R-KOM lagern bei der RFG ebenso separat wie die Ersatzteile der Atemschutzwerkstatt. Dieser Bereich ist eine weitere Besonderheit der RFG. Hier werden pro Jahr über 6.000 Atemschutzmasken aus ganz Bayern für das THW, Feuerwehren, Infineon und Osram auf ihre Dichtigkeit geprüft und gegebenenfalls repariert. Statt nach Aufwand wird pauschal nach Stückzahl abgerechnet, weshalb das Controlling eine wichtige Rolle spielt: Anhand der exakten Werte für Arbeitszeit und Materialverbrauch errechnet COSware im Nachhinein die Wirtschaftlichkeit jedes einzelnen Auftrags. "Mit COSware sehen wir alle Unterdeckungen, denen wir dann gezielt nachgehen können", so Riebel. Auf diese Weise habe man die Rendite "kontinuierlich steigern" können.

 

Automatische Terminvorschläge

Beim Steigern der Umsätze hilft die Terminvorschlagliste, die von COSware täglich generiert wird. Dabei prüft die Software anhand der Stammdaten, bei welchen Fahrzeugen beziehungsweise Objekten Prüf- und Wartungstermine wie HU oder AU fällig sind. Für die Busse liegen zudem die aktuellen Kilometerstände vor, die im Zuge der Tankdatenerfassung automatisch an COSware übertragen werden. Für die städtischen Fahrzeuge sind die Terminvorschläge zugleich die Basis der Werkstatt-Disposition, um die anstehenden Aufträge auf die Mechaniker zu verteilen. Die übrigen Kunden wie das THW oder die Feuerwehren werden durch COSware automatisch an die bevorstehenden Termine erinnert und um eine Terminvereinbarung gebeten. "Das steigert nicht nur den Umsatz, sondern auch die Kundenbindung", ist Riebel überzeugt.

Als weiteren großen Gewinn durch COSware sieht man bei der RFG die verbesserte Qualität. Zahlendreher und falsche Materialzuordnungen würden dank Scanner und Barcode der Vergangenheit angehören. "Hinsichtlich Fehlerquoten und Transparenz von Arbeitszeiten, Abrechnung und Materialverbrauch haben wir mit COSware das Optimum erreicht", bringt es Riebel auf den Punkt. Änderungswünsche werde es aber auch in Zukunft noch geben. Angedacht sind zum Beispiel Anpassungen für die Verwaltung von Elektro-Bussen. Es gibt schon die ersten Ideen.

 

Hintergrund: Regensburger kommunaler Fahrzeugpark GmbH

Die Regensburger kommunaler Fahrzeugpark GmbH - kurz RFG - bietet Service und Reparaturdienstleistungen von Fahrzeugen und Gerätschaften verschiedenster Fuhrparkbetreiber. Die rund 60 Mitarbeiter der RFG betreuen rund 110 Omnibusse der Regensburger Verkehrsbetriebe und etwa 300 Pkws sowie Nutz- und Sonderfahrzeuge der Verkehrsbetriebe, der Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG (REWAG) und der Stadt Regensburg.

Mit der Übernahme der Katastrophenschutz-Werkstätte kamen 180 Fahrzeuge des Technischen Hilfswerks und etwa 150 Fahrzeuge des erweiterten Katastrophenschutzes hinzu - darunter Gerätekraftwagen, Sanitätsfahrzeuge und ABC-Schutzfahrzeuge. Die im Jahr 1976 gegründete RFG betreut zudem die Fahrzeuge der Freiwilligen Feuerwehren in den Landkreisen Regensburg, Amberg, Cham, Deggendorf, Straubing-Bogen, Weiden. Die Kompetenz der RFG umfasst neben der reinen Fahrzeugtechnik auch die Wartung und Reparatur der mitgeführten Maschinen und Werkzeuge wie zum Beispiel Notstromaggregate oder Lichtgiraffen.

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