Elektronisches Fahrtenbuch

In den meisten Unternehmen ist es heutzutage üblich, dass ein Fahrtenbuch geführt wird. Dabei muss ein Fahrtenbuch den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprechen. Das heißt in der Regel müßen folgende Daten dokumentiert werden:

  • jede betriebliche Fahrt
  • Start und Ende der Fahrt (Datum/Uhrzeit)
  • Kilometer (Beginn und Ende)
  • Fahrer
  • Anlass/Zweck
  • Reiseziel mit kompletter Anschrift (PLZ, Ort, Straße und Hausnummer) und Name des Geschäftspartners (Firma) und Ansprechpartner
  • Angabe der Privatfahrten inklusive entsprechender Kilometer

 

Diese Daten müssen zeitnah, aktuell, geschlossen, übersichtlich, lesbar und vollständig sein.

Aus diesem Grund ist das elektronische Fahrtenbuch für Firmenwagen von Vorteil.

Dabei ist wichtig dass die Revisionssicherheit gewährleitet ist und damit nachträgliche Änderungen des elektronischen Fahrtenbuchs ausgeschlossen sind, Ebenfalls ist es wichtig das bei einem elektronischen Fahrtenbuch der Datenschutz eingehalten wird. Im Fahrzeug fest eingebaute Systeme haben den Vorteil, dass diese die Möglichkeit bieten den Kilometerstand (z. B. über Tacho) sowie den Start- und Zielort (z. B.über GPS) automatisch zu ermitteln.

Darüber hinaus bieten elektronische Fahrtenbücher weitere Vorteile wie zum Beispiel:

  • integrierte Geschäftskontakte
  • Anlage und Kopie von Standardreisen (Adressen)
  • Zusammenfassung aller Reisen eines Mitarbeiters
  • automatische Reports über Geschäfts- bzw. Privatfahrten
  • integrierte Exportfunktion zur Weiterverarbeitung der Daten
  • Aufzeichnung der Wegstrecke und Fahrzeugortung
  • eventuell Verwaltung über Smartphone

 

COSware kann alle am Markt angebotenen elektronischen Fahrtenbücher, welche eine Schnittstelle zur Verfügung stellen, integrieren. Die vom elektronischen Fahrtenbuch bereitgestellten Daten werden in das Fuhrparkmanagement übernommen.

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